Instructivo Comunicación Interna

Modificado el Mie, 4 Dic, 2024 a 7:51 P. M.

Comunicación Interna

Se accede desde la barra lateral a través del módulo Desarrollo.

Cartelera

Al ingresar al módulo, en el primer submenú de Cartelera, se visualiza el listado de publicaciones, con datos de creación y fecha.

Creación de una publicación

Dentro de la opción “Nueva Publicación” se crearán las publicaciones a compartir dentro de la cartelera.

El sistema permite setear el target de público que recibirá la comunicación y programar el envío. Esta es una función muy potente capaz de generar diferentes targets de público a alcanzar permitiendo configurarla por diferentes variables.

Esta función permite setear la audiencia por cualquier tipo de variable y alcanzar a cualquier colaborador o grupo de colaboradores dentro de la compañía. Esta misma función permite guardar filtros, permitiendo además compartirlos con otros usuarios del sistema.

Una vez se haya seleccionado el alcance de la audiencia, será mostrada en cartelera en las fechas previamente definidas. Luego de que se cumpla la fecha de fin de la publicación, pasará a formar parte del “Historial de Comunicaciones” en Self Service.

Comunicaciones

Para crear una comunicación deben definir previamente una categoría y dentro de ella una campaña. De manera de segmentar las comunicaciones.

Categorías

Dentro del submódulo “Categorías” se visualiza el listado desde donde podrá crearse una nueva categoría, presionando el botón “Crear Categoría”. Allí se indicarán nombre, una descripción y el periodo de validez.

Si se configura que será una Categoría global, se podrá utilizar en todas las razones sociales de la empresa.

Campañas

Dentro del submódulo “Campañas” se visualiza el listado donde se podrá crear una campaña desde el botón “Crear Campaña”. Allí se indicará a que categoría pertenece, un nombre, descripción y periodo de validez.

Email y SMS

Al ingresar a “Email y SMS” se encuentra el listado de comunicaciones creadas con una serie de datos como nombre, estado, tipo y fechas.

Dentro de la opción “Nueva Comunicación” se creará la comunicación por email o SMS.

Se elegirá el tipo, pudiendo elegir entre dos opciones, es decir email o SMS; la categoría y campaña a la que pertenece que fueron creadas previamente; la periodicidad que puede ser única, evento (los eventos que se podrán elegir son: Día de cumpleaños – Envío al cumpleañero; Día de cumpleaños -envío a colegas y cumpleañero; Aniversario de ingreso; y Cambio de puesto) o periódica (en caso de ser periódica se deben indicar días de repetición, puede ser repetición diaria, semanal, mensual o anual); fecha y hora de envío; nombre; asunto en caso de ser vía mail; contenido e indicar si contará con un feedback y en ese caso cual será.

Mediante la función “Asignar audiencia” se indica a que colaboradores alcanzará esta comunicación, pudiendo ser una audiencia fija o variable.

Fija: Únicamente aquellos colaboradores que sean seleccionados recibirán la comunicación.
Variable: En caso de indicar un filtro con ciertos parámetros, a las nuevas incorporaciones en la nómina posteriores a la creación de la comunicación pero que cumplan con dichos parámetros les llegará la comunicación sin necesidad de agregarlos manualmente.

Este módulo permite el envío de un email o publicación detallando el nombre, el asunto y confección, el mismo a través del campo de texto enriquecido.

Herramientas de texto enriquecido

Fuente HTML: Podemos traer información que haya sido creada en este formato mediante el copiado del código HTML, se selecciona el botón y se podrá pegar el texto/imagen.
Cortar/Copiar: Seleccionando la parte del contenido creado que se desee, con estos botones se podrá cortar el texto o imagen.
Pegado de textos: Se puede pegar información sobre el contenido que se tenga copiada en el portapapeles, también puede pegarse como texto plano o pegar información desde un archivo Word.
Deshacer/Rehacer: Con estos botones podrá deshacerse la última acción que se haya realizado en el contenido o rehacerse una acción que se haya deshecho.
Buscar, reemplazar y seleccionar: Siguiendo el orden de estos tres botones, funcionan para buscar texto o palabras clave dentro del contenido generado, reemplazar una palabra o texto por uno nuevo que se indique, y/o seleccionar todo el contenido. Formato de letras: Indican de qué forma se visualizarán las letras del texto, pudiendo elegirse formatos de letra como negrita, cursiva, subrayado o tachado.
Índices: Permite crear Subíndices o Superíndices para nuestro texto.
Eliminar formato: En caso que se haya elegido un formato para el texto, este botón eliminará dicho formato de la parte del texto que se seleccione.
Alineación de texto: En orden de los botones, se puede crear una numeración o viñetas automáticas para el contenido; aumentar o disminuir el espacio de sangría; crear una cita de texto; crear un contenedor DIV; alinear todo el texto a la izquierda, centro, derecha o justificado; e indicar la dirección del texto, si será de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
Insertar vínculos: Este botón permite pegar un vínculo previamente copiado, indicando tipo de vínculo (URL, Referencia o E-mail) y formato del mismo.
Insertar videos: Puede agregarse un video a través de un Iframe. Para agregar un vídeo desde la plataforma YouTube deberá ingresar al vídeo, dar clic en “Compartir” y copiar el fragmento del link que aparece al presionar "Incorporar" que mostramos a continuación, lo mismo sucede desde la plataforma Drive, copiando el vínculo directamente:

Eliminar vínculos: Permite eliminar un vínculo que se haya insertado anteriormente en el contenido.
Añadir referencia: Crea un botón referencia en la parte del texto que se requiera y se debe indicar el contenido de esta referencia (nombre).
Insertar URL de imagen: Si se extrae el vínculo de una imagen, en este botón puede pegarse la URL, se puede definir un texto para la imagen, e indicar tamaño y alineación en el texto. También ingresando en la segunda solapa “Vínculo” se puede indicar una URL a la que redirigirá al usuario si hace clic sobre la misma.
Insertar tabla: En este botón se puede crear una tabla en la cual ubicar el contenido. Deben indicarse cantidad de columnas y filas que se quieran, tamaño de tabla, de borde y de celdas, y si tendrá un título.
Insertar Línea: Inserta una línea horizontal en el contenido.
Emoticonos: Se cuenta con una serie de emoticonos para elegir y sumar al contenido.
Caracteres especiales: Se cuenta con una amplia cantidad de caracteres especiales (fuera del teclado) para insertar en el texto.
Salto de página: Insertará un salto de página en el contenido, lo que indica una división en la parte del texto donde se coloque.
Insertar imagen: Se puede seleccionar una imagen directamente desde el escritorio. El peso de la imagen no debe superar 1Mb.
Formato y estilo de texto: Siguiendo el orden de los botones, se puede indicar estilos de párrafo o de carácter, formato del texto seleccionado (encabezado, normal, direccionado, etc.), se cuenta con diversos tipos de fuente para el texto y tamaños.
Color de texto: Despliega un menú para elegir el color de las letras del texto o de párrafos resaltados.

Feedback de comunicaciones

Se debe permitir que los administradores puedan recibir feedback de las comunicaciones enviadas. Esto aplica para comunicaciones de cartelera, como también a las enviadas por mail o SMS. Para eso, podrán indicar en una comunicación que se desea medir el impacto de la comunicación. En este caso se deberá indicar el modelo de medición:

Feedback de estrellas
Feedback escala de Likert: 1 Excelente - 2 Muy bueno - 3 Neutro - 4 Regular - 5 Malo

En ambos casos, se acompañará el pedido de feedback con una pregunta, la cual podrá ser modificada si así se desea.

Reportes

Podrán obtenerse distintos tipos de reporte tanto para publicaciones en cartelera como para comunicaciones.

Seleccionando el Tipo de Reporte, Categoría y Campañas en caso de ser necesarios, se obtendrá el reporte requerido para las comunicaciones indicadas.

Tipos de reporte:

Enviados y Recibidos: Generará un reporte para las comunicaciones emitidas vía email/SMS sobre cuantas fueron enviadas y recibidas por la audiencia seleccionada. Generando gráficos comparativos entre enviados/recibidos y recibidos/abiertos.

Feedback: Siempre que se haya establecido que una comunicación contendrá un feedback, podrá obtenerse la información del mismo mediante este tipo de reporte.

Se encuentra habilitado tanto para publicaciones como para comunicaciones, en este caso entonces deberá seleccionarse el tipo de reporte feedback y el tipo de comunicación.

Según el feedback elegido, se mostrará el promedio de estrellas/escala de Likert y podrá visualizar las devoluciones de los colaboradores con nombre, fecha y comentario.

Link clickeados: Si se ha colocado un link dentro del contenido de su comunicación, mediante este reporte podrá visualizar los accesos al mismo.

En la información del reporte se mostrarán los links adjuntos y la cantidad de visitas para cada uno de ellos.

Descargar reportes:

Al seleccionar tipo de reporte, categorías y comunicaciones se encontrarán dos opciones, “Generar” y “Descargar”. Desde la primera opción visualizará los reportes en la herramienta con los tipos de visualización mencionados previamente. En el caso de “Descargar” se exportará un archivo .xlsx con la información del reporte escogido.

Ejemplo “Enviados y Recibidos

Visualización

Cartelera:

Si fue seteado como parte de una audiencia, verá la publicación de la siguiente manera en su Self Service:

Posicionándose en la publicación que tenemos en cartelera, en este caso “Bienvenido/a a HCWORK!”, observarán el contenido de la misma:

Comunicaciones:

A la audiencia asignada le llegará el comunicado mediante la vía seleccionada, si fue vía mail los usuarios la visualizarán de la siguiente forma, llegándoles al mail que tengan en su ficha enlazada al tipo de contacto “Mail (Comunicaciones HCW)”: