Instructivo Gestión de Vacaciones: Configuración A - Argentina

Consta de categorías que serán explicadas en este manual: 

Configuración General

En este módulo se crean las configuraciones de vacaciones de la empresa.

Están pueden estar divididas para tener diferentes alcances como por ejemplo:

• Dentro de convenio y fuera de convenio.
• Grupo De Empleados – por ejemplos por áreas, o cualquier atrito de la ficha del colaborador

En esta imagen de ejemplo se crea una configuración para un alcance de Nómina Completa:

Para crear una nueva configuración hay que seleccionar el botón nueva configuración.

En el caso de querer editar una configuración entraremos en el menú editar de la configuración de vacaciones creada.

Los primeros campos a completar son Alcance, Descripción, Fecha Desde y Fecha Hasta.

• El alcance: Determina dentro de la nómina que empleados van a ser alcanzados por esta configuración.
• La fecha Desde: Es la fecha de inicio de esta configuración. En el caso de que anteriormente haya existido una configuración previa que luego se modificó por algún cambio de convenio por ejemplo, el Desde empezará desde la finalización de la configuración anterior. Caso contrario deberá empezar desde el primer período vacacional contemplado.
• La fecha Hasta: Es estimativa. Se coloca una fecha como para no tener problemas. En el caso de que haya alguna modificación se modificará la fecha hasta. En este caso dejamos 2030.

Después de especificar las fechas y alcance, la configuración consta de 5 aspectos principales:

Configuraciones generales:

Tipo de vacaciones:

Tipo de vacaciones indica si el cálculo de días de vacaciones se especifica tomando en cuenta días hábiles o días corridos. 

Días corridos: Lunes a domingo 7 días.

Días hábiles: Lunes a viernes 5 días hábiles.

Permite fraccionamiento:

En esta opción se podrá definir el fraccionamiento de las vacaciones.

• Si está puesto en “No”, las vacaciones se establecen por la cantidad de días total.
• Si está seleccionada la opción “Si”, las vacaciones se pueden fraccionar en bloques según cantidad de días especificados. Ejemplo:
  • Si está especificado en 7 días mínimos, el empleado al tener 21 días de vacaciones se podrá pedir como mínimo 7 días, podrá pedir 14 o 21.
  • Si se fija en 1 día. Podrá solicitar la cantidad de días que quiera.

Conocer días de vacaciones pendientes:

En esta opción se establece si el colaborador podrá conocer la cantidad de días devengados de vacaciones pendientes de goce  desde el SelfService.

Días de antelación o preaviso:

En esta opción se indica la cantidad de días con las que el colaborador debe informar sus vacaciones.

En el caso de que exista alguna excepción el administrador de RRHH podrá forzar la solicitud. No así el colaborador que deberá informar a su jefe o RRHH según el workflow de aprobación.

Fecha máxima de antigüedad para vacaciones – Devengamiento Ingresos luego del 30/06

En esta opción se indica la fecha máxima de antigüedad en el año para entrar en el primer segmento de cantidad de días de vacaciones. 7 días.

En caso de querer forzar la cantidad según lo acordado previo al ingreso se podrá especificar luego en otra sección.

Si el ingreso en posterior al 30/06 los días de vacaciones se otorgan según la configuración siguiente:

Días por tiempo trabajado: 1 día otorgado cada 20 días hábiles como en el ejemplo.

Redondeo:

Específica como se van a redondear los días de vacaciones.

Opciones de redondeo:

• Truncar: (Se redondea para arriba a partir de 0,51 y para abajo hasta 0,49)
• Redondear siempre hacia arriba:
• Redondear solo cuando se supere los 0,5 decimales.
• No redondear.

Períodos de Goce de Vacaciones

Períodos de Goce de Vacaciones

En esta sección se habilitan las fechas para poder solicitar.

También existe la posibilidad de adicionar días de vacaciones en caso de solicitar las vacaciones en un rango de fechas determinadas como puede ser un Período de baja demanda.

Al hacer clic en Nuevo Período se abrirá esta ventana para completar: 

• Fecha desde del período de vacaciones.
• Fecha Hasta del período.
• Días adicionales que se le otorgarán en caso de solicitar días en este período. En caso de no otorgar esto se coloca 0.

Períodos Estivales

Períodos Estivales:

En la sección de Períodos estivales se puede definir cada cuantos años se puede solicitar vacaciones en un período bueno y en cuantos un período considerado malo.

Siendo que algunas empresas dejan el verano como período bueno y durante el año como período de baja demanda.

En algunos convenios colectivos de trabajo se establece que por ejemplo una vacación de cada 3 periodos debe otorgarse dentro de determinado periodo.

Por ejemplo: cada 3 años las vacaciones se dan si o si en enero.

En el campo periodicidad se define cuantos años dura este período. En el caso de que sea 2 malas y 1 buena se coloca periodicidad 3 años.

Esto después va a validar que al momento de solicitar vacaciones cumpla con esta información.

Períodos Vacacionales

Períodos Vacacionales:

El paso siguiente es abrir los períodos vacacionales.

Para cargar un nuevo período vacacional hay que seleccionar el botón Cargar Período vacacional. 

En este ejemplo, habilitaremos el periodo 2021 - Seleccionándolas fechas desde y hasta del período. En este caso desde 01/01/2021 hasta el 31/12 2021.

Y la fecha de corte para cálculo de antigüedad indica que fecha toma para la antigüedad. En el caso de Argentina el 31/12.

Una vez que se habilita un nuevo período vacacional se habilita el período para toda la nómina.

También se pueden crear futuros períodos vacacionales y dejar la opción Habilitado en “No” y a medida que se van abriendo venir al periodo, editar el período a abrir y cambiar el “No” por el “Si”.

Vacaciones por Antigüedad

Grupo de rangos:

En esta sección se definen los rangos de cantidad de días de vacaciones por antigüedad de los colaboradores.

Estas son los cambios de días según LCT. Pero también puede ser que por convenio colectivo la cantidad de días sean mayores.

Para crear un rango seleccionamos el botón Nuevo Rango y se abre la siguiente ventana:

Se completa el Nombre del rango que en los ejemplos anteriores se llamaban 1er; 2do; 3er tramo, etc.

Antigüedad mínima y máxima en años y la cantidad de días que este rango de antigüedad proveen.

Ficha de empleado

Ficha de empleado:

Se busca al empleado por legajo, nombre u otro campo.

Se abre la ficha del empleado sindicando la siguiente información:

En esta ficha aparecen por cada periodo abierto cuantos días de vacaciones se devengó y cuantas vacaciones se otorgaron. Indicando cuantos son los días pendientes por cada periodo.

Reporte de Vacaciones

Acá se pueden generar los reportes de vacaciones en Excel.

Tipos de reporte que se pueden generar:

Por defecto están estos:

Se elige la fecha del reporte: 

Se selecciona los empleados alcanzados por el reporte. (En caso de querer seleccionar a todos se hace clic en el tilde de Legajo) 

En caso de querer filtrar por un grupo de empleados específico por ejemplo fuera de convenio se puede usar los filtros avanzados:

Ejemplo: 

Una vez elegido el alcance se hace click en aceptar: 

Cuando se termine de generar el reporte aparecerá una notificación:

Indicando que el proceso pasó de en progreso a finalizado:

Para ver el reporte se elige Menu -> Ver: 

Aparecerá el reporte solicitado: 

Y se podrá exportar al Excel.

Manejo de excepciones

Las excepciones se manejan desde la ficha de colaboradores.

Vamos al empleado que tiene asignada una excepción y seleccionamos Menu -> Editar. 

Dentro de Datos por empresa al final de todo se encuentran estas dos opciones

Base: Ajustar los casos del ingreso con días acordados. 

Indicar 14 en días de vacaciones, en vez de 5 días por ejemplo le van a figurar 14.

Adicional: Manejar las excepciones que hacen permanente.

Por ejemplo a un ingreso se le da 7 días de más por sobre la tabla de vacaciones desde un principio. En este caso se colocan:

• Días acordados 7.
• Cantidad de días tope: 21.

Por ejemplo se puede dar 7 de más para tener 21 en vez de 14 y al cumplir los 5 años en vez de pasar a tener 21 + 7 se mantenga en 21 días hasta el próximo tope de antigüedad de 10 años a 28 días.

Permisos para carga de vacaciones. Workflow

Tipos de novedad.

Se selecciona vacaciones.

Menú Editar: Permitir solicitud al empleado o al jefe.

Visible para el empleado:

Esta opción permite mostrar al empleado las novedades de vacaciones en su calendario.

Permite carga desde self-service: 

Si esta opción está habilitada, el empleado podrá solicitar sus vacaciones desde su calendario del Self-Service.

Permite cargar novedades pasadas desde SS habilita a cargar vacaciones en días anteriores a la fecha actual. Generalmente lo dejamos deshabilitado para la novedad vacaciones.

Permite carga por parte del jefe:

Si esta opción está habilitada el jefe puede solicitar vacaciones a su colaborador.

Permite carga de novedades pasadas por el jefe: Permite cargar esta novedad pasada la fecha actual.

Menú Administrar restricciones: De visualización.

Seleccionar Nueva Restricción de Visualización y aparece este menú: 

En este menú se selecciona el alcance que va a tener la posibilidad de cargar esta novedad.

En este caso al seleccionar por Ejemplo Fuera de convenio haremos que la carga de vacaciones esté restringida solamente para el personal Fuera de Convenio. El personal dentro de convenio no podrá solicitar sus propias vacaciones.

Menú Administrar Aprobaciones: Aprobación de licencia vacacional.

En esta sección se puede designar el workflow de aprobación. 

En los casos que el workflow involucre la autorización del jefe, se deberá indicar cuál es la UO que debe priorizar. En el siguiente ejemplo, se selecciona la prioridad inicial a Proyectos (buscando el proyecto que tenga asignado el empleado como principal), y en caso de no tener asignado un proyecto, sigue con la prioridad de Supervisión. 

Se puede usar para poner aprobaciones diferentes para Fuera de convenio y dentro de convenio mediante el campo “Alcance”. 

Notificaciones de solicitud de vacaciones o novedades:

Las notificaciones de solicitud de vacaciones les aparecerán a las autoridades elegidas según la cadena de aprobación por mail en la bandeja de entrada del Menú Lateral:

Vacaciones de mi equipo:

El superior directo podrá ver también las vacaciones de su equipo de trabajo detallando si están aprobadas o no dentro del menú “Vacaciones de mi equipo”:

Calendario del SelfService