Instructivo Gestión de Colaboradores - Legajo Digital

Repositorio de información

• Con esta funcionalidad se podrán cargar diferentes tipos de archivos (PDF, Word o fotos) en la ficha de los colaboradores, de manera manual y masiva, con la opción de disponibilizar estos archivos hacia el lado Self Service para que los colaboradores tengan la posibilidad de descargarlos.

Una vez dentro de la ficha del colaborador, desde Core > Colaboradores > listado de colaboradores > Editar, dirigiéndose a la tercera solapa “Repositorio de información” se va a visualizar el botón “precargar archivo”.

Dentro de la pestaña “precargar archivo”, se van a visualizar varios campos que se deben completar, los campos con * (Asterisco) son de carácter obligatorio de completar. 

• En nombre se debe colocar el nombre con el que se quiere visualizar el documento.
• Descripción es un campo optativo, que se utiliza para realizar alguna aclaración o comentario extra.
• En tipo de archivo se debe especificar si es un documento de legales, medico, on boarding, recruiting o vacaciones (estas opciones se pueden modificar ya que son paramétricas)
• Fecha desde, se coloca una fecha desde, dependiendo del archivo que se esté subiendo
• Fecha hasta, se coloca una fecha hasta, dependiendo del archivo que se esté subiendo
• Disponible para descarga, en este campo se debe indicar si se desea o no que el colaborador visualice el documento desde el SS, así mismo, debajo se debe colocar la fecha desde que se desea que sea visualizado el archivo.
• Por último, se debe cargar el archivo > procesar > guardar.

Un dato importante es que desde el lado Admin, el archivo siempre va a estar disponible para descargar.     

Carga Masiva Documentos de colaboradores

La carga masiva se va a realizar desde el apartado Core > Colaboradores > Cargas masivas > Documentos de colaboradores > cargar documentos.

En la casilla de cargar documentos, se va a abrir un desplegable, donde se debe definir la estructura de nombre que se va a utilizar para cargar los archivos. 

• Cuando se define la estructura del nombre, se van a poder cargar todos los archivos que respeten esta estructura.

Ejemplo: <legajo>.<tipo de archivo>.<nombre del documento>.<disponible empleado>

De esta forma se debe de visualizar el nombre de los archivos que se va a cargar.

• La carga masiva tiene un límite de 50MB para cargar documentos.

Visualización Self Service

• La documentación cargada se podrá visualizar desde el lado Self Service por el colaborador en el DASHBOARD, dentro del repositorio de documentos.
• Los archivos que figuren en el repositorio de documentos van a poder ser descargados por el colaborador.

Una vez que lo descarguen, pasará al historial de archivos de la parte inferior de documentos.