Instructivo Carga Masiva Datos Grupales

A través de datos grupales podrán cargar datos como: Centro de Costo, Familia, Contactos de Emergencia, Estudios, Idiomas, Datos de Contacto.

Para realizar estas cargas masivas debemos ir a Core > Colaboradores > Carga Masiva > Colaboradores/Lista

El primer desplegable indica que datos se quieren cargar: datos grupales o datos simples, por defecto está seleccionado datos grupales. En el segundo desplegable tendrá que seleccionar la ficha de la empresa y por último, el paramétro de la ficha. Dichos paramétros disponibles para ser cargados masivamente son: Estudios, Idiomas, Datos de Contacto, Familia, Contactos de Emergencia y Centros de Costo. 

Desde la pantalla debemos seleccionar la siguiente información:

• Tipo de datos: tipo de datos que vamos a cargar, en este caso de datos grupales.
• Ficha: siempre se selecciona la ficha de la empresa sobre la que se debe cargar.
• Parametros de ficha: seleccionamos el parámetro de la información quese neceita a cargar masivamente.

Una vez elegido el parametro de la información que vayamos a cargar, el próximo paso es Buscar empleados

Cuando se oprime el botón Buscar empleados se mostrará el listado de los colaboradores a los que se le desea cargar información, una vez que se hayan seleccionado el o todos los colaboradores, por último se debe ir al botón Descargar.

Carga Masiva Centro de Costo

Se le podrá asignar a un o a varios colaboradores, un o más centros de costos. Para colocar estos centros de costos, se debe repetir el proceso de selección de parámetros, seleccionar "Centro de Costo" y por último Buscar empleados.

Luego de seleccionar el o los colaboradores, se debe descargar un template que debemos completar posteriormente.

 Una vez descargado el template podremos completarlo de la siguiente manera: 

• Legajo: colocaremos el/los legajo/s de los colaborador/es al/ los  que le deseamos cargar la información. Si son dos datos diferentes para el mismo legajo, se repite la cantidad de veces necesarias (ejemplo legajo n°4), en caso de que sea uno solo se cargará una unica vez (ejemplo legajo n°5) . 
• Centro de Costo: a traves del desplegable podremos asignarle el centro de costo correspondiente, es importante recordar que solamente lo podremos seleccionar mediante este desplegable. Este Centro de Costo debe estar previamente cargado (Configuracion > Empresas > Centro de Costos).
• Porcentaje: se le podrá asignar al colaborador la cantidad porcentual que se desee al centro de costo elegido, teniendo en cuenta que la distribución del centro de costo en total deberá dar el valor total de 100. 
• Es principal: teniendo en cuenta el punto anterior, si le asignamos a los colaboradores más de un centro de costo, uno OBLIGATORIAMENTE deberá ser el principal, de lo contrario el archivo no podrá subirse.

Si el archivo esta cargado correctamente, hacia el final se encontrará el boton de Buscar archivo para subirlo 

Una vez subido la pantalla mostrará si existe algún error en la información que se acaba de subir, en caso de que no haya alguno, por ultimo se oprimirá el boton de Procesar que se encuentra al final.

Carga Masiva Familia

Se le podrá asignar a un o a varios colaboradores, un o más datos de familiares. Para cargar esta informacion, se debe repetir el proceso de selección de parámetros, seleccionar "Familia" y por último Buscar empleados.

Luego de seleccionar el o los colaboradores, se debe descargar un template que debemos completar posteriormente.

 Una vez descargado el template podremos completarlo de la siguiente manera:

• Legajo: colocaremos el/los legajo/s de los colaborador/es al/ los  que le deseamos cargar la información. Si son dos datos diferentes para el mismo legajo, se repite la cantidad de veces necesarias (ejemplo legajo n°4), en caso de que sea uno solo se cargará una unica vez (ejemplo legajo n°5).
• Nombre: nombre del familiar.
• Apellido apellido del familiar.
• Fecha de Nacimiento: fecha de nacimiento del familiar. 
• CUIL: cuil del familiar, este dato no es obligatorio de completar. 
• Tipo de Documento: tipo de documento del familiar, el mismo podrá ser DNI; CI; Pasaporte o el que se haya configurado en paramétricas (Configuración > Sistemas > Paramétricas > Tipo de Documento) 
• Numero de Documento del familiar
• Es Adherente: si el familiar es adherente a la obra social del colaborador, es decir, que por su relación familiar el colaborador puede (o no) darle su obra social. 
• Parentesco: relación que mantiene este familiar con el colaborador, este parentesco se selecciona a través de un desplegable con información que viene ligada desde paramétricas. En caso de que la relación no se encuentre cargada en este desplegable, deberá ir a Configuración > Sistemas > Paramétricas > Relacion Familiar y cargar la relacion necesaria.
• Genero: genero del familiar.
• Es estudiante: si es estudiante, ya sea inicial, primario, secundario, universitario o terciario.
• Tiene discapacidad: si el familiar del colaborador tiene una discapacidad acreditada.

Si el archivo esta cargado correctamente, hacia el final se encontrará el boton de Buscar archivo para subirlo 

Una vez subido la pantalla mostrará si existe algún error en la información que se acaba de subir, en caso de que no haya alguno, por último se oprimirá el botón de Procesar que se encuentra al final.

Carga Masiva Contactos de Emergencia

Se le podrá asignar a un o a varios colaboradores, un o más datos de contactos de emergencia. Para cargar esta información, se debe repetir el proceso de selección de parámetros, seleccionar "Contactos de Emergencia" y por último Buscar empleados.

Luego de seleccionar el o los colaboradores, se debe descargar un template que debemos completar posteriormente.

 Una vez descargado el template podremos completarlo de la siguiente manera:

• Legajo: colocaremos el/los legajo/s de los colaborador/es al/ los que le deseamos cargar la información. Si son dos datos diferentes para el mismo legajo, se repite la cantidad de veces necesarias (ejemplo legajo n°4), en caso de que sea uno solo se cargará una unica vez (ejemplo legajo n°5).
  
• Nombre Y Apellido: Nombre y apellido del contacto de emergencia del colaborador
• Parentesco: relación que mantiene este familiar con el colaborador, este parentesco se selecciona a través de un desplegable con información que viene ligada desde paramétricas. En caso de que la relación no se encuentre cargada en este desplegable, deberá ir a Configuración > Sistemas > Paramétricas > Relacion Familiar y cargar la relacion necesaria.
• Tipo de Contacto: especificaremos que tipo de contacto es: celular, telefono particular, email, etc. 
• Valor: valor del tipo de contacto que informamos en la columna anterior (Tipo de contacto)
• Observación: si asi lo deseamos, podremos agregar algun tipo de observación adicional, este dato no es obligatorio de completar.

Si el archivo esta cargado correctamente, hacia el final se encontrará el boton de Buscar archivo para subirlo 

Una vez subido la pantalla mostrará si existe algún error en la información que se acaba de subir, en caso de que no haya alguno, por último se oprimirá el botón de Procesar que se encuentra al final.

Carga Masiva Estudios

Se le podrá asignar a un o a varios colaboradores, un o más datos de estudios. Para cargar esta información, se debe repetir el proceso de selección de parámetros, seleccionar "Estudios" y por último Buscar empleados.

Luego de seleccionar el o los colaboradores, se debe descargar un template que debemos completar posteriormente.

 Una vez descargado el template podremos completarlo de la siguiente manera:

• Legajo: colocaremos el/los legajo/s de los colaborador/es al/ los que le deseamos cargar la información. Si son dos datos diferentes para el mismo legajo, se repite la cantidad de veces necesarias (ejemplo legajo n°4), en caso de que sea uno solo se cargará una unica vez (ejemplo legajo n°5).
• Entidad Educativa: Podremos agregar la casa de estudios en donde el colaborador lo realizo, este dato no es obligatorio de completar.
• Título: título obtenido, a obtener o no.
• Inicio: inicio del estudio, este dato no es obligatorio de completar.
• Finalización: finalización del estudio, este dato no es obligatorio de completar 
• Descripción: algun dato complementario que deseemos agregar.
• Nivel: Nivel del titulo obtenido, este nivel se selecciona a través de un desplegable con información que viene ligada desde paramétricas. En caso de que el nivel necesitado no se encuentre cargada en este desplegable, deberá ir a Configuración > Sistemas > Paramétricas > Nivel Educativo y cargar la información necesaria.
• Estado: Máximo nivel alcanzo por este título. En caso de que el estado necesitado no se encuentre cargada en este desplegable, deberá ir a Configuración > Sistemas > Paramétricas > Estado del Estudio y cargar la información necesaria.
• País: país en donde se realizo este estudio, este dato no es obligatorio de completar. 

Si el archivo esta cargado correctamente, hacia el final se encontrará el boton de Buscar archivo para subirlo 

Una vez subido la pantalla mostrará si existe algún error en la información que se acaba de subir, en caso de que no haya alguno, por último se oprimirá el botón de Procesar que se encuentra al final.

Carga Masiva Idiomas

Se le podrá asignar a un o a varios colaboradores, un o más datos de idiomas. Para cargar esta información, se debe repetir el proceso de selección de parámetros, seleccionar "Idiomas" y por último Buscar empleados.

Luego de seleccionar el o los colaboradores, se debe descargar un template que debemos completar posteriormente.

 Una vez descargado el template podremos completarlo de la siguiente manera:

• Legajo: colocaremos el/los legajo/s de los colaborador/es al/ los que le deseamos cargar la información. Si son dos datos diferentes para el mismo legajo, se repite la cantidad de veces necesarias.
• Lenguaje: se cargará el o los idiomas que el colaborador indique que posee, el lenguaje se selecciona a través de un desplegable con información que viene ligada desde paramétricas. En caso de que el idioma necesitado no se encuentre cargada en este desplegable, deberá ir a Configuración > Sistemas > Paramétricas > Idioma y cargar la información necesaria.
• Lee, Habla, Escribe: se deberá seleccionar desde el desplegable el nivel de como maneja el idioma. El Nivel se selecciona a través de un desplegable con información que viene ligada desde paramétricas. En caso de que el idioma necesitado no se encuentre cargada en este desplegable, deberá ir a Configuración > Sistemas > Paramétricas > Nivel de Idioma y cargar la información necesaria.

Si el archivo esta cargado correctamente, hacia el final se encontrará el boton de Buscar archivo para subirlo 

Una vez subido la pantalla mostrará si existe algún error en la información que se acaba de subir, en caso de que no haya alguno, por último se oprimirá el botón de Procesar que se encuentra al final.

Carga Masiva Datos de Contacto

Se le podrá asignar a un o a varios colaboradores, un o más datos de contacto. Para cargar esta información, se debe repetir el proceso de selección de parámetros, seleccionar "Datos de Contacto " y por último Buscar empleados.

Luego de seleccionar el o los colaboradores, se debe descargar un template que debemos completar posteriormente.

 Una vez descargado el template podremos completarlo de la siguiente manera:

• Legajo: colocaremos el/los legajo/s de los colaborador/es al/ los que le deseamos cargar la información. Si son dos datos diferentes para el mismo legajo, se repite la cantidad de veces necesaria
• Tipo de Contacto: especificaremos que tipo de contacto es: celular, telefono particular, email, etc. Los celulares tendrán que tener la caracteristica correspondiente de su ubicación, es decir la caracteristica correspondiente de su país (Ejemplo: Argentina; el 54xxxxxx)

Importante: Si el tipo de contacto está seleccionado con la leyenda (Comunicaciones HCW) es el dato que el sistema tomará para enviar comunicaciones mediante la plataforma. Es decir que, quien tenga el módulo de Comunicación Interna o Gestión del Desempeño, cuando realicemos una comunicación y la enviemos vía Email/Sms este se enviará al contacto que tenga la leyenda "Comunicaciones HCW", por eso sugerimos que si el colaborador tiene un número/mail laboral ese sea el que tenga la leyenda.

• Valor: valor del tipo de contacto que informamos en la columna anterior (Tipo de contacto)

Si el archivo esta cargado correctamente, hacia el final se encontrará el boton de Buscar archivo para subirlo 

Una vez subido la pantalla mostrará si existe algún error en la información que se acaba de subir, en caso de que no haya alguno, por último se oprimirá el botón de Procesar que se encuentra al final.

En todos los procesos de carga masiva anteriores, al presionar el botón Procesar automáticamente saldrá en la pantalla un cartel de advertencia que nos indicará la cantidad de empleados con y sin error vamos a procesar. Si todo está correcto, podremos procesar sin ningún problema el template.

Importante: Es necesario recordar que a cada uno de los templates de carga masiva no se le podrá agregar ni quitar ninguna columna, ya que el sistema solo reconoce los titulos que los archivos arrojan. Se podrán eliminar sin problemas las filas del excel pero no las columnas, de lo contrario la carga masiva dará el siguiente error:

Este error nos indica que se eliminó o se agregó la columna "Nombre y Apellido" del template que se intentó cargar.

Consulta de Lotes

Para ver el resultado de la carga masiva deberás ir a Core > Colaboradores > Carga Masiva > Consulta de Lotes

Ahí mismo podrás visualizar el estado de la carga del archivo, la cantidad de datos procesados y si alguno se encuentra con error. Podrás ver el archivo cargado originalmente y el resultado del proceso.