Instructivo Novedades y Ausentismo: Cierre de periodos en Novedades y Ausentismo

Instructivo de uso: 

Cierre de periodos

Esta nueva funcionalidad, genera la posibilidad de seleccionar un rango de fechas específicos para un grupo de empleados específicos, y cerrarlo para que las novedades que ya están generadas en esas fechas ya no puedan ser modificadas ni afectadas por ningún otro proceso del módulo de tiempo y asistencia, garantizando así la similitud de estas novedades al ser transferidas para su posterior liquidación.

Para poder ingresar primero, como usuario administrador, deberás modificar o generar un nuevo rol para poder habilitarle la entrada de menú a esta nueva funcionalidad solo al rol mencionado.

Para hacer esto deberás dirigirte a usuarios y permisos → Roles:

Una vez allí podrás crear un nuevo rol específicamente para esta acción o usar un rol ya existente para habilitar esta funcionalidad.

Una vez creado el rol (En caso de utilizar un rol ya existente ir directamente a este paso), deberás ingresar a asignar permisos a roles: 

Donde podrás darle permiso al rol creado o al rol que desees de poder visualizar la entrada a la nueva funcionalidad haciendo clic en Editar→ Dentro del usuario administrador, seleccionarás, Gestión → Tiempo y Asistencia. 

Luego en Novedades→ buscas la funcionalidad de “Cierre de Tya” y al hacer click en “View”, ya todos aquellos usuarios que tengan asignado ese rol podrán visualizar la entrada en el menú.

Ahora solo deberás ir a, Gestión → Tiempo y asistencia → Novedades → Cierre de Tya:

Lo primero que deberás de seleccionar en esta pantalla es sobre que rango de fechas quieres accionar y también sobre qué colaboradores quieres hacerlo. Para esto, de manera muy sencilla podrás utilizar los filtros de rango de fechas y de selección de personal.

Una vez seleccionado estos datos, solo tendrás que hacer clic en el botón “consultar”, para poder ver en qué estado están cada uno de los días seleccionados, para cada uno de los colaboradores seleccionados.

Al hacer clic en él, tendrás la posibilidad de visibilizar la siguiente información: 

Grilla de cierre:

En la grilla de cierre podrás ver cada uno de los días fraccionado por fila individual por empleado, en donde podrás visualizar en qué estado se encuentra ese día con respecto a los procesos de tiempo y asistencia.

• Si el día está cerrado, se visualizará en rojo, y significa que ningún proceso de tiempo y asistencia puede ser ejecutado para esa persona en ese día particular, ya que afectará a las novedades ya cerradas en el mismo.
• Si el día está abierto, se visualizará en verde, y significa que todos los procesos de tiempo y asistencia puede ser ejecutado para esa persona en ese día particular, ya que no afectará a las novedades en el mismo.
• Si el día está reabierto, se visualizará en amarillo, y significa que todos los procesos de tiempo y asistencia puede ser ejecutado para esa persona en ese día particular, ya que no afectará a las novedades en el mismo, pero se da visibilidad que este dia particular ya paso por el estado “cerrado”, y se volvia a abrir.

Acciones de cierre y apertura:

A raíz de lo mencionado anteriormente, como usuario administrador tendrás la posibilidad de accionar sobre los días y personas que seleccionaste anteriormente en los filtros, y estés visualizando en la grilla.

Cerrar periodos: Para realizar esta acción podrás hacerla de 2 formas diferentes.

Cierre individual por día: Haciendo clic en el recuadro particular del día que quieras real

Cierre masivo de días: En cuanto a las personas que quieras seleccionar, puedes hacer a través del botón select en el inicio de cada una de las filas 

Recuerda que puede hacer clic en seleccionar todos, para que todas las personas que seleccionaste en el filtro queden seleccionados de una sola acción.

Y en cuanto al rango de fechas a accionar, por defecto tendrás seleccionado todo el rango que insertaste en el filtro de rango de fechas al inicio.

Luego al hacer clic en el botón “cerrar” todas las personas seleccionadas en el selector, se le cerrarán los días seleccionados en el rango de fechas.

Reabrir periodos:

Para la acción de reabrir períodos el flujo es exactamente el mismo que las de cerrar, la diferencia que podemos encontrar en esta acción, es que es una acción controlada por el lado del usuario administrador, el cual deberá de darle permiso y acceso a realizar esto a los usuarios que crea necesario, de lo contrario y por defecto, la acción de reabrir no estará disponible.

¿Cómo habilitar la acción reabrir a usuarios?

En primera instancia deberás ir a , Configuración → Usuarios y permisos → Asignación de roles y permisos → Asignar roles a usuarios: 

Una vez allí, deberás seleccionar a qué usuario quieres darle permiso de poder reabrir periodos y hacer clic en asociar un rol.

El rol que debes buscar y asignar es el llamado “TYA_CIERRE_TYA”.y al hacer clic en asociar, ya la persona seleccionada tendrá acceso a poder ejecutar todas las acciones de reabrir periodos 

En caso de que quieras eliminar el permiso mencionado anteriormente, solo tendrás que buscar nuevamente ese usuario, hacer clic en “Desasociar rol”, y eliminar el rol “TYA_CIERRE_TYA”, automáticamente se bloquean las acciones de reapertura de periodos para ese usuario, y no podrá ejercerlas más en la pantalla de cierre, solo tendrá permiso para poder cerrar días.

Bloqueo de procesos en TyA:

Para todos aquellos usuarios que tengan días cerrados, ya no se podrán ejecutar todas aquellas acciones del módulo de tiempo y asistencia que puedan llegar a afectar a las novedades que ya están en estado de cerradas en ese periodo.

Los procesos que se bloquearan para garantizar la estabilidad de esto mencionado son:

• Ejecución de control de ausentismo
• Ejecución de apareo de fichadas
• Creación de nuevas novedades, ya sea manual o de manera masiva.
• Creación de nuevas fichadas, ya sea manual o de manera masiva.
• Creación de nuevos tramos o esquemas, ya sea manual o de manera masiva.

En cada uno de estos procesos, el sistema te informará que la acción no puede ejecutarse debido a esto, y también te dará detalles de la razón. (Que días son los que están en estado de cerrado, y cuantas personas tienes en este estado), para que en caso de que lo requieras, puedas ir a la pantalla de cierre y acciones o no de acuerdo a esta información.