¿Cómo crear una estructura de Equipo / Equipo Global?

Equipo / Equipo Global

Este tipo de estructura sirve para poder crear un organigrama de tipo Equipo, en la que los beneficios de crear esta estructura son los siguientes: 

• Crear areas las cuales no se relacionan entre si, es decir que son completamente independientes. 
• Un colaborador puede tener multiples puestos asignados dentro de la misma estructura, siempre y cuando los roles no esten dentro de la misma area. 

La principal diferencia entre estas dos estructuras es que: en Equipo solo se pueden asignar colaboradores los cuales pertenecen dentro de la misma razon social. 

Y por otro lado en Equipo Global cumple la misma funcion que la de tipo equipo, pero permite conectar a los colaboradores de diferentes empresas/razones sociales. 

Tipo 

Para crear este tipo de estructura se debe hacer lo siguiente, ir a: Core > Estructura > Unidades Organizativas > Tipos

Una vez que nos encontramos en Tipos debemos seleccionar Nuevo Tipo

Al momento de crearla debemos elegir el Codigo Equipo o Equipo_Global segun corresponda

Una vez seleccionado el Codigo, se debe completar el nombre de la estructura como obligatorio y tambien se le puede agregar opcionalmente una descripcion.

Características:

Unidad Organizativa Base: Se deberá indicar si corresponde a una unidad organizativa base, si no se selecciona, se podrán crear agrupadores de personas, es decir no generará relaciones y tampoco tendrá impacto en ninguna otra parte del sistema, más allá de la visualización de ese agrupador.

Permite asignacion de multiples UOs: Permite la múltiple asignación de roles es decir, que un colaborador participe en más de un area al mismo tiempo, con igual o distinto rol. 

Administra porcentaje: Se deberá setear si contarán con administración de porcentajes por rol y en ese caso cual será el total a completar con la sumatoria de los roles. 

Configuración

Luego se completaria la forma de la Unidad Estructural indicando lo siguiente:

Etiqueta Unidad Organizativa: En esta etiqueta colocaremos el nombre de como llamemos esas unidades, por ejemplo: Area, unidad funcional, etc.

Estructura de la Unidad Organizativa: Se selecciona la "forma" que esta estructura tendrá, las cuales pueden ser de tipo: Lista, Arbol o Mixta.

Tipo Lista: Los departamentos no tienen dependencia entre si, lo podremos verificar por la linea que separa un area, de otra (linea gris)

Tipo Árbol (Tradicional): Hay una unidad organizativa principal, del cual dependen el resto de las unidades, a su vez, estas unidades pueden tener subáreas dentro. 

Tipo Mixta: Puede existir una unidad organizativa principal, del cual dependen otras unidades y también pueden existir unidades organizativas independientes que no dependan del unidad principal. 

Etiqueta Rol: En esta etiqueta colocaremos el nombre de como nombramos a los roles, por ejemplo: puesto, funcion, etc.

Posee descripcion de rol: Si esta estructura tiene una descripcion de rol pondremos alli la etiqueta de como la llamaremos, ejemplo: "Descripcion de rol" 

Tip: Recomendamos que si en la Etiqueta del rol se coloca un determinado nombre, en la Descripcion de rol se mantenga la misma coherencia.  

Por ultimo tildamos las opciones de si incluyen: jerarquias, competencias y algun formulario dinamico de descripcion de puesto. 

Por último, se configura la visualización de la unidad organizativa, indicando que campos se verán o no según los accesos que les otorguemos a los colaboradores, segmentandolos en dos tipos de permisos: vista básica o confidencial

Subtipo

En este paso se indican que sub tipos van a manejar las unidades organizacionales que se creen luego. Pudiendo ser por ejemplo clientes o áreas, sectores, etc. Este punto sirve para "categorizar" dichas areas.

Se crean mediante el botón “Nuevo Sub Tipo” indicando el nombre, descripción   y orden en el que deberán estar. 

Unidad Organizacional

Se crearán los eslabones en los que estará segmentada la unidad organizativa y repartidos los roles. Pudiendo ser los nombres de los proyectos, o áreas, etc. 

En caso de querer crear un nuevo nodo independiente, la acción se realizará desde el botón superior izquierdo “Agregar”.

En caso crear un area que dependa de otra dentro las unidades organizacionales ya existentes, debe realizarse desde el botón “agregar” del lado derecho de la unidad organizacional a la que se le quiera agregar el nodo.

Al agregar un nuevo nodo se mostrará el siguiente menú donde se asignará el nombre, una descripción, a que subtipo corresponde y la fecha de disponibilidad de la unidad.

También puede asignarse uno o más colaboradores como manager de la unidad, desde el boton "Nuevo Colaborador" buscando el legajo y asignándoles un permiso de visualización de aquellos que se configuraron al crear el “tipo” de unidad organizativa. 

En caso de querer editar o eliminar alguno de estos datos sobre las unidades ya creadas, debe realizarse la acción desde los botones del lado derecho de cada nodo:

Importante: Se podrán eliminar las areas que no hayan tenido ningun rol dentro. En caso de haber tenido algun rol estas solo podran ser finalizadas.

Jerarquía de Roles

Si se ha indicado que la descripción de rol contará con jerarquías, en este punto deben crearse los niveles jerárquicos que tendrán los roles o puestos. Estas jerarquías según el orden que se les asigne se utilizarán al momento de visualizar la UO ya que los roles se verán diferenciados en niveles

Se crearán mediante el botón “Nueva Jerarquía” asignando un nombre, descripción y número de orden en el que se visualizarán, pueden repetirse el numero de orden. 

Importante: Las jerarquias pueden editarse luego de su creación, pero no eliminarse si es que tiene un rol asociado.

Descripción de Roles

En este sub modulo se tendrá el repositorio de roles existentes en la unidad organizativa.

Se crearán los roles o puestos mediante el botón “Nuevo Descripción de Puesto”. En este menú según como se haya configurado el tipo de UO, se verán varios campos para completar información sobre el rol además del formulario dinámico que puede ajustarse a los campos extras que se requieran para esta descripción. 

El código se genera de manera manual, pudiendo ser alfanumerico, luego se completa el nombre del rol y la jerarquía que tendrá según las definidas en el paso anterior. Los datos de descripción, competencias y formulario dinámico son opcionales.

Roles

En este paso se crearán las posiciones de la unidad organizativa. Una vez creadas las descripciones de roles en pasos anteriores, se utilizarán en este sub modulo donde serán representadas dentro de las diferentes unidades organizacionales. Pudiendo utilizar la misma descripción de rol para crear varias posiciones en diferentes áreas o proyectos.

Para añadir estas posiciones hay que posicionarse en el botón “agregar” del lado derecho de la unidad organizacional a la que se quiera agregar el rol. Allí se desplegará el siguiente menú: 

Se elegirá la descripción de rol previamente creada que quiera utilizarse.

Con la opción del campo “nombre” puede elegirse un nombre a la posición para que se visualice de manera diferente del nombre de la descripción de rol. Esto impactara en la visualización de módulos como roles, ficha del colaborador y visualización.

Con la opción del campo “Nombre en Visualización de Organización” puede elegirse un nombre diferenciado de la descripción de puesto el cual se verá únicamente en el nombre del rol en la visualización de la organización.

Importante: "Nombre" y "Nombre en Visualización de Organización” no son obligatorios de completar, en caso de no hacerlo el sistema tomará por defecto el nombre de la descripcion de puesto colocado en el paso anterior. 

Debe indicarse cantidad de vacantes a ocupar en ese rol.

Debe asignarse a que rol estará reportando. Pudiendo reportar a un rol dentro de su misma unidad organizacional o una de la cual dependa. 

Una vez se asigne el reporte, puede indicarse si es asistente directo o no.

Mediante los casilleros, seleccionar si mostrará ocupantes y si validará ocupantes:

• Muestra Ocupantes: Al momento de la visualización de la organización al pararse sobre el rol, en caso que se muestren ocupantes podrá verse que colaboradores ocupan la posición. En caso que no se marque, solo podrá verse que cantidad de ocupantes tiene.
• Valida Ocupantes: Una vez definida la cantidad de ocupantes de la posición, si se marca este casillero no permitirá asignar el rol a una cantidad mayor de personas de las que se hayan definido.

Debe indicarse la fecha en la que iniciará o inició el rol.

TIP: Recomendamos que la fecha de inicio de rol siempre sea una fecha muy lejana para que el sistema pueda agregar a los colaboradores con una fecha de alta anterior sin que este valide entre la fecha de inicio y de alta. Sugerencia: 01/01/1980

En caso de que un rol deje de ser utilizado y quiera eliminarse de la visualización y la lista de roles, se utilizará la “Fecha de Fin” para este propósito. Luego de que la fecha definida en este campo se cumpla, no se visualizará más el rol.

Importante: Solamente se permitirá poner fecha de fin a aquellos roles que no tengan empleados activos asociados y que dicho rol no tenga dependencia de otros roles.

Asignación de puesto al colaborador

Para asignarle el puesto dentro de esta unidad de equipo a un colaborador, debemos ir a: Core > Colaboradores > Listado de Colaboradores

Dentro de ella debemos buscar al colaborador y Editar 

Una vez dentro del legajo, en la pestaña "Datos por empresa" debemos dirigirnos hasta Unidades Organizativas y seleccionar la unidad creada y luego > Agregar 

Al Agregar, el sistema nos solicitará algunos datos:

• Tipo: selecciona el Tipo de estructura a la que se va a incorporar el colaborador.
• Unidad Organizacional: Area en la que pertenecerá.
• Rol: Puesto/funcion que desempeñará el colaborador.
• Fecha de Inicio: fecha de inicio del colaborador dentro de la estructura de equipo
• Fecha Fin: fecha de finalizacion de este rol dentro del equipo (si tuviese una fecha de finalizacion)
• Porcentaje: porcentaje de asignacion del puesto, es decir que si tuviese mas de un rol dentro del equipo se le puede asignar el porcentaje que quisiese, siempre que se complete un 100%
• Es el principal: se selecciona si es el rol principal o no, siempre debe haber uno. 

Una vez completada toda la informacion se debe Confirmar el puesto

Una vez asignado el puesto, se podrá visualizar dentro de la unidad organizativa el area, puesto, fecha de inicio y porcentaje de asignacion, por ultimo paso se debe Guardar los cambios.