Instructivo Onboarding y Capacitación

Capacitación

Dentro del módulo de Onboarding y Capacitación podrás gestionar las capacitaciones relacionadas con los colaboradores de tu empresa, a través de diferentes opciones de cursos y eventos, y aplicar evaluaciones en los mismos, generación de certificados, incluso crear planes anuales de capacitación.

A continuación encontrarás información acerca de las bondades que te ofrece el módulo de Onboarding y Capacitación.

Proveedores

En esta sección podrás agregar proveedores externos de capacitación, asimismo podrás ver el listado de proveedores agregados y facilitadores.

La herramienta te permite incorporar estos proveedores, para que a través de la misma puedan impartir las capacitaciones a tus colaboradores y mantener centralizada la información de su desarrollo profesional.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Proveedores

Para agregar un nuevo proveedor deberás hacer click en el botón > Nuevo proveedor ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. 

Al hacer click en el botón se mostrará un formulario el cual debes completar con los datos obligatorios para registrar un nuevo proveedor. 

Una vez completados los campos obligatorios se habilitará el botón Guardar.

Se debe hacer click en este botón para registrar los datos y volver a la lista de proveedores donde se mostrará en el listado al que se acaba de agregar. Si requieres hacer alguna modificación al registro o agregar facilitadores, solo debes hacer click en el ícono de Menú > Editar y cambiar los datos que requieras. ¡No olvides dar click en guardar!

Si quieres agregar un facilitador, luego de editar el proveedor debes ir a la pestaña Facilitadores. En esta sección los proveedores podrán incorporar los facilitadores que consideren para prestar el servicio de capacitación y serán ellos los que puedan ser seleccionados para dictar las clases. 

Al ingresar en esta pestaña, se mostrará el listado de facilitadores del proveedor. Para agregar un nuevo facilitador debes dar click en el botón > Nuevo Facilitador. Podrás incorporar la cantidad de facilitadores que requieras, sin límite. 

Se mostrará un formulario con los datos a completar del facilitador a agregar. ¡Recuerda que debes dar click en guardar para registrar los datos del facilitador!

Luego se esto se mostrará la lista de facilitadores que se han agregado. Si deseas editar datos de los facilitadores, puedes hacer click en el botón de acciones y modificar.

A los facilitadores externos se les podrá crear usuarios para que puedan ingresar a HCW. Para crear estos usuarios debes seguir estos pasos:

Al editar al proveedor deberás ir a la pestaña de Facilitadores, te mostrará el listado de facilitadores creados, allí deberás hacer click en el botón acciones y seleccionar la opción > Nuevo usuario Facilitador.

Tendrás que agregar un nombre de usuario, colocarle una fecha de inicio y de fin, que definirá el rango de fechas en que ese usuario puede ingresar a HCWork. Por defecto viene activado el permiso para el menú de facilitador y deberás configurar permisos para:

• Gestión de contenidos: Poder agregar o quitar contenido en el menú de contenidos.
• Permisos de visualización: Los eventos que podrá ver desde el menú.
• Agregar/editar contenidos: Poder modificar el contenido de los cursos asignados.
• Solicitar flujo de aprobación al momento de crear y/o editar contenidos: Configurar si ese usuario podrá modificar el contenido sin previa autorización, o si debe pasar por un proceso de aprobación para procesar las modificaciones realizadas.

Luego de terminar esta configuración y dar click en el botón > Guardar se generaran las credenciales de ingreso del usuario las cuales tendrás que compartir con él.

Contenidos y Guías

Para lograr una comprensión efectiva de los conceptos presentados en cualquier capacitación, es necesario proporcionar material de apoyo adecuado. En esta sección, podrás encontrar información detallada sobre cómo incluir contenido complementario en las capacitaciones programadas para los colaboradores.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes desplegar ir al módulo Desarrollo > Capacitación > Contenidos y Guías.

En esta sección se encuentran las guías que se han creado para los cursos y además se pueden agregar nuevas guías. Para agregar una nueva guía debes dar click en el botón > Crear Guía. 

Se mostrará un formulario que deberás completar para generar la guía. Previo a crear la guía se debe tener configurado en Paramétricas las categorías para las guías. Una vez completados todos los campos, debes dar clic al botón > Guardar para registrar la nueva guía. 

Una vez registrada la nueva guía se mostrará la pantalla inicial con el listado de las guías creadas. Para editar la guía creada deberás hacer click en el botón > Acciones y luego la opción > Editar. 

Además de editar, tendrás la opción de visualizar la guía o si quisieras también puedes eliminarla.

Evaluaciones

La evaluación brinda oportunidades para reforzar y consolidar el conocimiento adquirido, así como para alcanzar los objetivos y metas establecidos en cualquier ámbito de estudio. Esta práctica se utiliza para medir el progreso del aprendizaje y proporciona información valiosa para ajustar el enfoque de las capacitaciones y mejorar el rendimiento en el futuro.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Evaluaciones.

En esta sección se encuentran las evaluaciones que se han creado para los cursos y además se pueden agregar nuevas evaluaciones. Para agregar una nueva evaluación deberás ir al botón >  Crear Evaluación, ubicado en la parte superior derecha.

Se mostrará un formulario que debes completar para crear la evaluación, para generarla deberas completar: 

• Nombre: nombre de la evaluación para el curso.
• Tipo: podrás elegir entre autocorregible (un formato de evaluación de multiple choice en la que el alumno deberá elegir la respuesta correcta) o de desarrollo (en la que se hará una pregunta y el alumno deberá dar desarrollo a su respuesta)
• Porcentaje automático: si se elije que SI en función de las preguntas creadas, se sumará automáticamente el resultado. Ejemplo: si se crean 5 preguntas, cada una valdrá 20 ya que siempre el resultado que se va a llegar es el 100%.
  Si se elije que NO el evaluador podra decidir el valor de cada pregunta, es decir cual vale mas que otra. 

Una vez que se hayan completado los datos, se debe dar click al botón > Guardar. Es importante que la evaluación se cree en estado inactiva para poder agregar las preguntas de dicha evaluación, antes de estar disponible para ser usada, luego al finalizar la creaciones de las preguntas debe pasar a estado activa.

Luego de guardar la evaluación, se habilita la pestaña preguntas. Al dar click en esta pestaña encontrarás la opción para agregar las preguntas de la evaluación. Para agregar preguntas deberás dar click en el botón > Crear Pregunta. 

Al dar click en el botón > Crear Pregunta, se mostrará un formulario para realizar la carga de las mismas.

Luego de completar toda la información requerida, debes dar click en el botón > Guardar para registrar la pregunta. Podes configurar la pregunta de la siguiente manera:

• Orden: orden de aparición de la pregunta en la evaluación.
• Duración: duración (en segundos) del tiempo disponible para responder la pregunta.
• Orden Random: esto posibilita que el orden de las respuestas cambien para quienes realicen la evaluación, es decir, que a quien le aparezca la respuesta 1 a otro le puede aparecer en otro orden.
• Rep. a Mostrar: muestra la cantidad de respuestas a mostrar. Se pueden cargar la cantidad de respuestas deseadas pero aparecerán aleatoriamente, pero siempre aparecerá la respuesta correcta.

Posterior al guardado de la pregunta, se mostrará el listado de preguntas creadas, donde podrás continuar agregando preguntas en caso de que lo requieras, hasta alcanzar un total de 100% en la puntuación. Para editar o eliminar las preguntas ya creadas, deberás hacer click en > Acciones. 

Cursos

Un curso es un programa de estudio diseñado para enseñar un conjunto específico de habilidades o conocimientos. Para efectos de Capacitación, los cursos se utilizarán para incluir en la creación de un evento.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Cursos.

En esta sección se encuentran los cursos que se han creado y además se pueden agregar nuevos cursos. Para agregar un nuevo curso debes dar click en el botón > Crear Curso. 

En esta pantalla se mostrará el formulario que debes completar para crear el curso. 

• Nombre: nombre del curso
• Objetivo: objetvo del curso
• Metodología: manera en la que se va a impartir el curso
• Categoria: categoría del curso. Estas categorías se pueden agregar desde Paramétricas > Categoría de Coaching.
• Comentarios Generales: algún comentario general respecto al curso
• Campos dinámicos: se podrá utilizar para poder agregar algun ítem necesario.
• Evaluación: si el curso va a tener incluida una evaluación. 
• Feedback: se podrá elegir si queremos recibir un feedback por parte del colaborador. Tendremos la opción de elegir el clásico feedback de estrellas (podrá puntear entre 1 a 5 estrellas) y también un feedback ampliado (podrán elegir los aspectos a evaluar con preguntas ya establecidas)

Una vez completados todos los campos, principalmente los requeridos, debes dar click en el botón > Guardar 

Luego de completar todos los campos, debes dar click en el botón > Guardar para que quede registrado el curso. Al guardar en esta misma pantalla se habilitarán nuevas pestañas para completar información relacionada con el curso. La primera pestaña es la de Competencias Propias del Curso, en esta pantalla podrás agregar las competencias que se consideren requeridas para el curso que se está creando. 

La segunda pestaña es Competencias de Desempeño, donde podrás incorporar las competencias que sean requeridas a nivel de desempeño relacionadas con el curso creado (este tiene una relación con el módulo de Competencias de Desempeño)

La próxima pestaña es Contenido del Curso, donde podrás asociar el contenido necesario para el curso. También podrás agregar más contenido al curso, eliminar o mover el orden de aparición de dicho contenido. 

Para que los cambios queden realizados, no te olvides de hacer click en el botón > Guardar 

La última pestaña es Biblioteca, donde se configura si se quiere o no, mostrar el curso en la cartelera de cursos para los colaboradores (se mostrará en el portal de Autogestión) y como se quiere mostrar. También se podrá agregar una portada al curso creado.

Si deseas editar o eliminar algún curso guardado deberás ir al botón > Acciones y seleccionar la opción que corresponda. 

La opción visualizar te permite ver todo el contenido del curso, pero sin la posibilidad de editar. 

Eventos

Para acceder a esta sección debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Eventos. 

En esta sección se encuentran los eventos que se han creado y además se pueden agregar nuevos. Para agregar un nuevo evento debes dar click en el botón > Crear evento, ubicado en la parte superior derecha.

Se desplegará un formulario el cual debes completar con la información requerida. Es importante que previamente se hayan creado los elementos que se necesitan para crear los eventos, tales como cursos, evaluaciones, entre otros. 

La información que se debe completar para los eventos es la siguiente:

• Cursos: Este es un desplegable que contiene todos los cursos que se encuentren creados en la empresa. Deberás seleccionar uno.
• Edición: Es un dato informativo que te ayudará a identificar que edición del curso estas lanzando.
• Obligatorio: Te permite definir si el evento que estas generando es o no obligatorio para los colaboradores.
• Tipo de capacitación: Aquí podrás escoger entre técnica o de gestión. En caso de requerir incorporar otro valor para tipo de capacitación, podrás hacerlo desde Paramétricas.
• Tipo de evento: Te permite definir si el evento será presencial o en línea.
• Estado del evento:En esta sección podrás identificar si el evento se lanzará en estado pendiente, En curso o Finalizado.
• Pendiente: Significa que aún se esta configurando o que el evento no estará disponible por el momento.
• En curso: Significa que desde el momento de su creación los colaboradores tendrán la oportunidad de registrarse para asistir al evento.
• Finalizado: Significa que el evento se está creando para tener un historial de capacitaciones pasadas.
• Periodicidad: Se utiliza para identificar la periodicidad con la que se va a generar el evento:
  1.             Sin fecha: Significa que el módulo o módulos relacionados al evento se puede tomar en cualquier momento. Hay dos opciones para este tipo de periodicidad:
     • Sin límite: En este caso el evento estará disponible hasta que se le dé la baja manualmente.
     • Con límite: por cantidad de días: El evento iniciará desde el día de su creación hasta el último día de los días configurados.
  2. Única: Significa que el módulo estará disponible en esa fecha para la que fue configurado. Luego de ese momento no se podrá registrar ningún participante y los que se hayan registrado y no hayan completado las tareas, no podrán completarla. Además, tendrás la opción del check de fecha pasada si es el caso de que necesites registrar un evento que ya pasó para mantener en el historial.
  3. Periódica: Este tipo de periodicidad te permite configurar eventos en diferentes rangos de fecha. Entre las opciones disponibles para este tipo, se encuentran las siguientes:

Diario: Te permite crear eventos con repetición diaria durante un rango de fechas

Semanal: Te permite crear eventos con repetición semanal durante un rango de fechas. En este caso puedes elegir cada cuantas semanas y que días de la semana repetirlo. Además, puedes configurar si el horario de los módulos será siempre el mismo o si quieres un horario distinto cada día.

Mensual: Te permite crear eventos con repetición mensual. Podrás escoger que día de cada mes se repetirá el evento o que día y cada cuantos meses repetirlo. 

Anual: Te permite crear eventos con repetición anual. Podrás escoger que día de cada mes se repetirá el evento en el año o que día de cada del mes repetirlo.

Una vez que hayas seleccionado la periodicidad para el evento, deberás seleccionar al facilitador, podrás seleccionar entre un facilitador interno, es decir, colaboradores de la misma empresa y te aparecerán en la siguiente lista: 

En caso de que el facilitador no se encuentre en el listado, deberás dar click en el botón > Agregar facilitador y te mostrará la lista de colaboradores de tu empresa para que puedas agregar. 

Luego de haber seleccionado a los facilitadores, deberás dar click al botón > Aceptar.

También existe la posibilidad de seleccionar un facilitador externo, para que puedas seleccionar alguno debes tener previamente creados los proveedores y facilitadores en el menú Proveedores. Ahora bien, para seleccionar al facilitador externo, tendrás que elegir la opción de Externo y te mostrará la lista desplegable para escoger de los proveedores disponibles.

Al dar click en el desplegable de Seleccionar Proveedor podrás elegir al que desees

Una vez seleccionado el proveedor, te mostrará los facilitadores disponibles

Por otro lado, el tipo de inscripción puede ser abierta, es decir que cualquier colaborador puede inscribirse en el evento siempre y cuando no haya alcanzado el límite del cupo. 

O cerrada, en la cual deberás definir los participantes que asistirán a dicho evento.

Para agregar invitados en una inscripción cerrada, deberás dar click en el botón > Invitar y te mostrará el siguiente modal para escoger a los colaboradores: 

Luego de seleccionar los colaboradores deberás dar click en el botón > Aceptar

Y los colaboradores invitados se mostrarán en el siguiente listado:

Continuando con los campos a completar, tendrás disponibles los siguientes: 

• Costos: Te permite registrar los costos asociados al evento, de manera informativa y que podras consultar al editar el evento.
• Recursos: de igual manera podrás registrar los recursos necesarios para el desarrollo del evento, y podrás consultarlos al editar el evento.
• Agregar evento a agenda: al seleccionar si, el evento estará disponible en el tablero de los colaboradores. Si es una invitación abierta, le aparece a todos hasta que se completen los cupos y si es cerrada solo le aparecerá a los invitados. Esta configuración se puede cambiar en cualquier momento.
• Enviar comunicación: al seleccionar si, se generará una comunicación tanto para el facilitador como para el participante. Al momento de editar este campo si se deja el check en si se volverá a enviar la comunicación.
• Certificado: Esta campo te permite seleccionar de tres opciones disponibles:

• No: Significa que no se emitirá ningún tipo de certificado para el evento.
• Incluye certificado generado automáticamente: Significa que el certificado de asistencia se generará a través de la herramienta una vez que el participante haya completado el módulo del evento.
• Incluye certificado, carga facilitador: Significa que el facilitador será el encargado de subir y disponibilizar los certificados de los módulos de los eventos, desde el portal autogestión.
• Campos dinámicos: Esta opción te permite agregar los campos que requieras para registrar información relacionada con el evento, y que podrás consultar al editar el mismo.
• Gestión de contenidos. En esta sección podrás agregar, configurar o eliminar contenido del evento. Para agregar nuevo contenido deberás dar clic en el botón agregar contenido.

Se mostrará el modal siguiente con tres opciones a escoger, que son: guía, evaluación y documento. Es importante mencionar, que para tener contenido disponible en esta sección se debieron crear previamente en el menú Contenidos y Guías y en el menú Evaluaciones. 

Al ir seleccionando contenido de cualquier opción, tendrás que dar click en el botón > Agregar. Y luego podrás ordenar el contenido como lo requieras a través de la cruz que se muestra a la derecha de cada contenido. 

Cada contenido tendrá una columna que indicará el origen del contenido, es decir, si el contenido es propio del curso y vino asociado al escoger el curso o vacío si el contenido está siendo agregado en el evento. Para ordenar el contenido, solo debes arrastrarlo a la posición que desees. Es importante saber que el orden que se le de al contenido en esta sección es el orden en que se mostrará al participante y es en ese orden que se tendrá que completar al realizar el módulo del evento. 

Al guardar aparecerá un cartel de atención que nos informará el orden de ejecución del contenido dentro del evento, es decir, que desde el portal autogestión quien asista a este evento, el orden de aparición del contenido será de la forma en la que lo configuraron en el paso anterior. Si ese es el orden correcto de ejecucion, se debera confirmar para terminar de crear el evento.

Plan Anual 

El Plan Anual te permite configurar planes para la capacitación de los colaboradores de tu empresa, incorporando una serie de parámetros como cursos o eventos.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Plan Anual.

Aquí se encuentran los planes que se han creado y además se pueden agregar nuevos. Para agregar un nuevo Plan Anual debes dar click en el botón > Nuevo Plan, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha.

Se mostrará un formulario el cual debes completar mínimamente con los datos obligatorios. De igual manera deberás seleccionar la población a la que aplicará el plan. 

Al momento de configurar la población se mostrará el desplegable de las Unidades Organizativas disponibles para que puedas seleccionar a los colaboradores que participarán del plan anual. Esta población se seleccionará basado en tres parámetros que son la unidad organizativa, las áreas involucradas y los niveles jerárquicos que se encuentren dentro de las áreas seleccionadas.

Una vez creado el plan, en el listado de planes creados para cada uno de ellos hay un botón > Menú donde se muestran diferentes opciones para complementar la configuración del plan. 

Además, al desplegar el plan creado, encontrarás las definiciones creadas o agregar definiciones para el progreso del plan. 

Al dar click en el botón > Agregar Definición que se encuentra al desplegar el plan, podrás agregar nuevas definiciones. Para poder crear una definición debes tener eventos previamente creados. 

• Evento: Son los eventos que están disponibles desde la tabla eventos dentro del módulo capacitación.
• Nombre: Es el nombre con el cual se identificará la definición dentro del plan.
• Periodicidad: Al igual que en los eventos, define con qué periodicidad se va a presentar el curso en el colaborador. Por defecto esto traerá la periodicidad definida al evento original.
• Proveedor que lo facilita: Esta opción permite definir si será un proveedor externo o interno y a su vez el facilitador que lo dictará.
• Costo: Este campo es informativo y sirve para indicar el costo que puede generar dicha capacitación.
• Tipo de Evento: Permite definir si será un evento presencial o en línea.
• Obligatoriedad: Permite indicar si el evento es o será obligatorio para la población.
• Recomendación: Permite indicar si el evento es o será recomendado para la población.
• Se requieren Notas: Permite indicar si las evaluaciones realizadas en el evento necesitarán mostrar las notas obtenidas.
• Certificado: Permite definir si el evento tendrá o no certificado y si el mismo será generado automáticamente o si lo cargará el facilitador.
• Seleccione: Permite crear campos adicionales a manera informativa de datos que se requieran para registrar en el evento.

Una vez completados todos los campos deberás dar click en el botón > Guardar para registrar la definición en el plan seleccionado. Podrás agregar tantas definiciones como necesites y a través del botón menú de la definición tendrás la posibilidad de gestionar la misma.

Se debe tener en cuenta que las definiciones no se pueden solapar entre sí, es decir, estas deben estar configuradas a lo largo de la duración de todo el plan de capacitación y en horarios distintos durante el día que se dé la capacitación. 

Categorías

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Categorías. Este es un paso previo y obligatorio para luego crear un plan anual.

Aquí se encuentran las categorías que se han creado y además se pueden agregar nuevas. Para agregar una nueva Categoría debes dar click en el botón > Nueva Categoría, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha.

Deberás completar los datos que se solicitan en el formulario y dar click al botón > Guardar. 

Permisos

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Permisos. Aquí se encuentran los permisos que se han creado y además se pueden agregar nuevos.  

Para agregar un nuevo permiso debes hacer click en el botón > Asignar Permisos, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha. 

Se desplegará un formulario con un desplegable donde aparecerán los grupos disponibles para asignar permisos. Es importante saber que previamente debes crear los grupos de facilitadores en Control de Accesos. Adicionalmente, tendrás tres opciones disponibles para asignar los permisos, que son:

• Permisos de visualización: Indica que el usuario podrá visualizar el contenido del evento que le ha sido asignado,
• Agregar/Editar contenidos: Significa que además de visualizar el evento, podrá agregar o editar contenidos del evento, tales como guías, documentos y evaluaciones.
• Solicitar flujo de aprobación al momento de crear y/o editar contenidos: Esto indica si el usuario deberá o no solicitar aprobación para realizar alguna modificación del contenido del evento, bien sea editar lo existente o agregar algo nuevo.

Documentación

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Documentación. Aquí se encuentra la documentación que se ha agregado y además se pueden incorporar nuevas. 

Para agregar una nueva documentación debes hacer click en el botón > Nueva Documentación, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha 

Se desplegará el siguiente formulario con campos que deberás completar para poder agregar la documentación. Además, un botón para seleccionar el archivo que quieres agregar. Este archivo debe tener un peso máximo de 20 mb.

Una vez completados los campos y seleccionado el archivo, deberás hacer click en el botón > Guardar y de esta manera se registra el archivo y el sistema te redireccionará a al listado de los documentos agregados. Los tipos de archivo permitidos son .pdf, .docx, .xlsx, .png, .jpeg, .xls, .ppt, .pptx.

Solicitud de contenidos 

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Solicitud de contenidos. 

En esta sección podrás ver listado todos los contenidos que los facilitadores soliciten incorporar en los cursos o eventos que tienen asignados, desde el portal autogestión. En principio se mostrará esta tabla que listará todas aquellas solicitudes en cualquier estado.

En este listado podrás visualizar todas las solicitudes, que podrás gestionar una a una a través del botón > Acciones 

Podrás seleccionar entre aceptar directamente la solicitud del contenido, rechazarla o si quisiera, visualizar la misma antes de tomar una acción. Al visualizar se mostrará lo siguiente: 

Esta pantalla te proporcionará una vista previa del contenido solicitado y te permitirá tomar una decisión directamente desde ahí, ya sea para aceptarlo o rechazarlo. También tendrás la opción de cancelar en caso de que no desees tomar una decisión en ese momento.

Carga masiva

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Capacitación > Carga masiva. 

En esta sección, están disponibles dos opciones de carga masiva que se muestran a continuación: 

Cursos

Para acceder a esta sección desde Desarrollo > Capacitación > Carga masiva > Cursos. 

En esta carga masiva encontrarás una pantalla donde podrás acceder al formato de carga a través del botón > Descargar template. 

Al dar click en el botón > Descargar template se descargará un archivo de excel con las columnas correspondiente a los parámetros del curso. Deberás completar la información de cada columna, para esto en el archivo de excel encontrarás pestañas con datos que te ayudarán a rellenar las columnas. En caso de no completar alguna columna, al momento de validar el archivo, se informarán los posibles errores que pudiese tener cada registro.

Las pestañas que se encuentran abajo, tendrán los datos existentes en tu empresa, como opciones de feedback ampliado, guías y evaluaciones, que podrás utilizar para generar el curso. Una vez completados los datos del template deberás dar clic al botón > Seleccione archivo.

Se habilitará la ventana de archivos, desde donde podrás seleccionar el archivo a procesar. También tendrás la opción de arrastrar y soltar en esta sección el archivo que quieres procesar.

Al habilitar la ventana de archivos, deberás seleccionar el archivo y dar click al botón > Abrir. Se mostrará la siguiente pantalla. Aquí se mostrará la información que contiene el archivo y en la columna resultado se indicará el error que pueda presentar cada registro, en caso de que existiera alguno. 

Podrás previsualizar la información del archivo que estar cargando y podrás validar si el contenido suministrado esta correcto a través de la columna resultado. Una vez confirmada esta información deberás dar click en el botón > Procesar, se mostrará un mensaje de alerta indicando la cantidad de registros correctos y aquellos que pudieran tener error. 

Deberás dar click en procesar y se mostrará el siguiente mensaje.

Adicionalmente, tendrás a disposición el menú Consulta de lotes donde podrás verificar la información subida masivamente, a través de un archivo de resultado del proceso, y donde podrás confirmar si el lote que subiste se impactó correctamente. Para acceder a esta sección desde Capacitación > Carga masiva > Consulta de Lotes. 

Al dar click en esta opción, podrás encontrar el histórico de lotes, que podrás consultar de acuerdo a lo requerido. 

Facilitadores

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a la opción Capacitación > Carga masiva > Facilitadores. 

En esta carga masiva encontrarás una pantalla donde podrás acceder al formato de carga a través del botón > Descargar template. 

El template descargado deberás completarlo con la información requerida, dicho formato es un archivo de excel. Luego de completado deberás seleccionarlo desde el botón Selecciones archivo y luego dar click en el botón > Procesar. 

En este momento ya queda registrado el facilitador en el evento que hayas seleccionado.

De esta manera podrás realizar la carga de cursos y los facilitadores podrán gestionar la información de participantes más ágilmente.

Portal Autogestión

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo. En esta sección, están disponibles dos opciones que se muestran a continuación: 

Mis Cursos

En esta sección podrás inscribirte a diferentes cursos, asistir a los cursos a los cuales se inscribió o fuera inscripto, además podrá visualizar el contenido de los mismos, ver las notas obtenidas en las evaluaciones y descargar los certificados de asistencia.

Dentro de la sección mis cursos podrá visualizar los próximos cursos disponibles, a los cuales podrá inscribirse o confirmar su asistencia. Además, podrá visualizar el nombre del curso y su edición, quien lo invito a participar del curso, si la asistencia es obligatoria, la fecha de inicio y finalización del curso, y el lugar en el cual será dictado. 

Desde el calendario podrá visualizar los días en los que serán dictados los diferentes módulos

También verá a detalle los eventos en curso, en esta sección podrá observar el nombre del curso, el porcentaje de avance que lleva del mismo, fecha y horario de la próxima clase. Asimismo, podrá visualizar las guías del curso, cuando finaliza el mismo, y cuando llegue el día y horario en el cual se va a dictar el módulo, podrá asistir al mismo. 

Cuando llegue día y horario en el cual se dicte el módulo, se habilitará el botón > Asistir, cuando se presione el botón asistir, podrá visualizar el contenido del módulo (guías y documentos) y podrá realizar las evaluaciones (si el curso cuenta con las mismas)

Una vez que comienza el curso, a la izquierda verá el contenido en el orden que se haya configurado en evento. Para comenzar a realizar la capacitación como primer paso es: ver la(s) guia(s) que se haya(n) seleccionado como así también algún documento, luego podrá realizar la evaluación (si así se haya configurado). Es importante mencionar que no podrá realizar la evaluación directamente hasta que no se hayan completado los pasos anteriores (como se muestra a continuación).

Desde la sección Wishlist se visualizarán todos los cursos agregados a dicha lista y su categoría, si hace clic sobre el nombre del curso, podrá ver a detalle la información del curso, por ejemplo, el objetivo del mismo, comentario general, metodología, competencias, los eventos dictados y los que se dictarán. 

En el apartado Cursos finalizados se mostrarán los cursos que haya finalizado al 100%, podrá observar a detalle el nombre del curso, la calificación obtenida, también tendrá la posibilidad de ver nuevamente los documentos y guías. 

Así mismo tendrá la posibilidad de ver las evaluaciones del curso, dentro de la opción evaluación podrá ver las preguntas y las respuestas brindadas. 

También se podrán visualizar las notas obtenidas en las evaluaciones del curso y el feedback brindado por el facilitador. 

Además, al finalizar el curso se podrá descargar un certificado de asistencia.

Por último, encontrará la sección de Cursos sin finalizar, en esta parte se mostrará un detalle de los cursos a los cuales se inscribió o confirmó asistencia y no culminó, es decir, no se visualizó el contenido del curso y no se completaron las evaluaciones. Además, podrá visualizar el porcentaje de avance en el que quedo el mismo.

Catálogo de cursos

Desde esta sección podrá visualizar todos los cursos publicados como asi también seleccionarlos

Al hacer click en el curso se visualizará a detalle el objetivo del mismo, el comentario general, la metodología, las competencias específicas y los eventos asociados al curso. Si el curso está asociado a un evento abierto, se podrá inscribir al mismo desde esta sección. 

También puede hacer clic en el "corazón" que aparece en la parte superior derecha del curso, y este se agregará a la Wishlist personal que aparece en la sección Mis cursos.

Facilitador

Desde el menú Facilitador el capacitador podrá visualizar los eventos y definiciones a los cuales fue asignado.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Facilitador.

Facilitador - Mis Cursos

Desde esta sección el Facilitador podrá visualizar todos los cursos que tiene asignado, la fecha de inicio y finalización de los mismos y los módulos correspondientes, las evaluaciones, entre otras funciones.

Para acceder a esta sección desde el sidebar debes ingresar a Desarrollo > Facilitador > Mis cursos

Desde la sección mis cursos, el facilitador podrá visualizar el nombre de los cursos a los cuales fue asignado, fecha de inicio y fin de los mismos. Para visualizar mas detalles de los cursos, debe hacer clic en el botón > Módulos

Desde la sección Módulos, se mostrará un detalle de los módulos del curso. En el detalle se visualizará el nombre del módulo, fecha de inicio y fin. Adicionalmente podrs:á acceder al contenido y evaluaciones del curso, alumnos que participaron en dicho módulo, y el feedback que brindaron los colaboradores al finalizarlo. A continuación detallaremos cada una de estas secciones:

Al ingresar a > Contenido podrá ver el contenido del curso y editar el mismo si el curso no inició.

Desde la opción > Evaluaciones se mostraran las notas obtenidas por los alumnos y se podrá editar la misma. Al ingresar a editar la nota, el facilitador visualizará las preguntas de la evaluación y las respuestas brindadas por el alumno.

Para editar la nota de las evoluciones es obligatorio completar el campo Feedback, una vez modificada la nota, y colocado el feedback, se debe oprimir el botón > Modificar Nota para guardar el cambio.

En > Alumnos el facilitador podrá dar asistencia a quien asistió al curso como quien no.

Al ingresar a la opción > Feedback el facilitador podrá ver el feedback que dieron los alumnos al curso como asi tambien el feedback con estrellas, si asi lo han configurado.

El facilitador desde el botón > Cargar Certificado podrá subir de forma manual el certificado de asistencia de cada alumno, el archivo puede ser un PDF o una imagen. Una vez seleccionado el certificado, se debe oprimir el botón guardar, de esta forma quedará guardado el cambio y los alumnos podrán descargar su certificado de asistencia desde la sección Mis Cursos.

Facilitador - Eventos

Desde este menú el facilitador (interno como externo) si tiene el permiso concedido, podrá crear eventos. Cabe mencionar que este mismo puede quedar sujeto a aprobación de Recursos Humanos (desde el lado administrador) si éste está configurado así, como también los menús de: Contenidos Y Guías, Evaluaciones, Documentos y Generador de Cursos.  

Para crear un Evento, desde el botón superior derecho se podrá crear los eventos y asociarlo a los cursos existentes.

Facilitador - Contenidos Y Guías

Desde este menú el facilitador podrá crear contenidos y guías que se asociarán al evento creado en el punto anterior.

Para crear una guía se debe ir a la parte superior derecha en el botón > Crear Guía

Se mostrará el mismo formulario que del lado administrador que el facilitador deberá completar para generar la guía. Una vez completados todos los campos, debe hacer click al botón > Guardar para registrar la guía.

Facilitador - Evaluaciones

Desde este menú el facilitador podrá crear evaluaciones para el curso existente. Para ingresar a esta opción debe ingresar desde Desarrollo > Facilitador > Evaluaciones

En esta sección el facilitador podrá crear las evaluaciones para los cursos y además se pueden agregar nuevas evaluaciones. Para agregar una nueva evaluación deberá dar click en el botón > Crear Evaluación, ubicado en la parte superior derecha.

Se mostrará un formulario que el facilitador debe completar para crear la evaluación. Una vez que se hayan completado los datos, se debe dar click al botón > Guardar. Es importante que la evaluación se cree en estado inactiva para poder agregar las preguntas de dicha evaluación, antes de estar disponible para ser usada.

Luego de guardar la evaluación, se habilita la pestaña preguntas. Al dar click en esta pestaña encontrarás la opción para agregar las preguntas de la evaluación. Para agregar preguntas deberás dar click en el botón Crear Pregunta.

Al dar click en el botón Crear Pregunta, se mostrará un formulario para realizar la carga de las preguntas.

Luego de completar toda la información requerida, debe dar click en el botón > Guardar para registrar la pregunta. Pueden incluir la cantidad de respuestas que consideren para la evaluación y seleccionar la que será la respuesta correcta. 

Posterior al guardado de la pregunta, se mostrará el listado de preguntas creadas, donde podrán continuar agregando preguntas en caso de que lo requieran, hasta alcanzar un total de 100% en la puntuación. Para editar o eliminar las preguntas ya creadas, deberán hacer click en el botón Acciones. 

Facilitador - Documentos

Para acceder a esta sección desde la barra lateral izquierda, el facilitador debe ingresar a Desarrollo > Facilitador > Documentación. Aquí se encuentra la documentación que se ha agregado y además se pueden incorporar nuevas.

Para agregar una nueva documentación el facilitador debe hacer ir al botón > Nueva Documentación, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha

Se desplegará el siguiente formulario con campos que deberá completar para poder agregar la documentación. Además, un botón para seleccionar el archivo que tenga que agregar. Este archivo debe tener un peso máximo de 20 mb.

Una vez completados los campos y seleccionado el archivo, tendrá que hacer click en el botón guardar y de esta manera se registra el archivo y el sistema lo redireccionará a al listado de los documentos agregados. Los tipos de archivo permitidos son: pdf, .docx, .xlsx, .png, .jpeg, .xls, .ppt, .pptx.

Facilitador - Generador de Cursos

Para acceder a este menú desde la barra lateral izquierda, el facilitador debe ingresar a Desarrollo > Facilitador > Generador de Cursos. Aquí podrá crear nuevos cursos, los cuales como se mencionó anteriormente, quedará sujeto a aprobación de RRHH por el lado administrador.

Para generar un nuevo curso el facilitador tendrá que ir al botón > Crear Curso y ahi comenzar a crearlo

En esta pantalla se mostrará el formulario que debe completar para crear el curso. Una vez completados todos los campos, principalmente los requeridos, debe dar click en el botón > Guardar 

Luego de completar todos los campos, tendran que dar click en el botón > Guardar para que quede registrado el Curso. Al guardar en esta misma pantalla se habilitarán nuevas pestañas para completar información relacionada con el curso. La primera pestaña es la de Competencias propias del curso. En esta pantalla podrás agregar las competencias que se consideren requeridas para el curso que se está creando. 

La segunda pestaña es Competencias de desempeño, donde podrás incorporar las competencias que sean requeridas a nivel de desempeño relacionadas con el curso creado.

La próxima pestaña es Contenido del curso, donde podrás asociar la guía y la evaluación necesarias para el curso. Se podrá seleccionar solo una guía y evaluación para el curso.

La última pestaña es Biblioteca, donde se configura si se quiere o no mostrar el curso en la cartelera de cursos para los colaboradores y como se quiere mostrar (del lado 

Si deseas editar o eliminar algún curso guardado deberás ir al botón acciones y seleccionar la opción que corresponda. 

La opción visualizar te permite ver todo el contenido del curso, pero sin la posibilidad de editar. 

Facilitador Externo

El facilitador externo podrá ingresar a la herramienta de Onboarding y Capacitación sin la necesidad de crearle un usuario de acceso al sistema, para ello una vez que se crea el Proveedor externo en la segunda pestaña debemos registrar al Facilitador.

Una vez que se hayan completado los datos del facilitador que vaya a realizar el curso debemos generarle el usuario facilitador para que pueda ingresar a la herramienta. 

Luego de crear el usuario facilitador deberán completar con los datos del usuario, la fecha de inicio de este usuario como asi tambien una fecha de fin, y decidir que permisos va a tener este usuario, los cuales son: 

• Gestión de Contenidos: podrá subir contenido para el curso.
• Permisos de visualización: podrá ver el contenido anteriormente cargado en el curso
• Agregar/Editar Contenido: podrá crear/ editar guías y evaluaciones para el curso.
• Solicitar flujo de aprobación: esto indicará que, cada vez que el facilitador realice una acción ya sea crear un contenido o subir material, el aprobador (en este caso RRHH) deberá decidir si aprobarlo o rechazarlo. 

Una vez que el usuario este listo se tendrá que hacer click en el botón > Guardar

Una vez guardado este usuario, automaticamente el sistema arrojara una url y una contraseña que el usuario deberá colocar en la barra de direcciones de su computadora.

Luego de haber guardado el usuario