Instructivo Implementación Libro de Sueldos Digital

1. ¿Qué es un libro de sueldo digital?
2. ¿Qué es un libro de sueldo digital? https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/novedades-beneficios/definicion.asp
3. ¿Cuáles son las novedades en la utilización de la nueva aplicación? https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/novedades-beneficios/novedades.asp
4. ¿Cuáles son los beneficios del Libro de Sueldos Digital? https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/novedades-beneficios/beneficios.asp
5. Empleadores

1. ¿Quiénes son los empleadores alcanzados? https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/empleadores/empleadores-alcanzados.asp
2. ¿Cómo adherirse voluntariamente? https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/empleadores/empleadores-voluntarios.asp
3. ¿Cómo funciona el intercambio de información entre sistemas? https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/empleadores/intercambio-info.asp
4. Ayuda sobre libro de sueldo digital

1. Guías por tema https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ayuda/guias.asp
2. Manuales https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ayuda/manuales.asp
3. Diseños https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ayuda/dise%C3%B1os.asp
4. Errores frecuentes https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ayuda/errores-frecuentes.asp
5. Trámites en línea https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ayuda/tramites-en-linea.asp
6. Planillas de cálculo https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ayuda/planillas-de-calculo.asp
7. ABC - Preguntas frecuentes https://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria.aspx?id_nivel1=348&id_nivel2=2278

1. Conceptos https://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria_nivel3.aspx?id_nivel1=348id_nivel2=2278&id_nivel3=2667
2. Consultas generales https://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria_nivel3.aspx?id_nivel1=348id_nivel2=2278&id_nivel3=2665
3. DDJJ https://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria_nivel3.aspx?id_nivel1=348id_nivel2=2278&id_nivel3=2668
4. Errores frecuentes https://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria_nivel3.aspx?id_nivel1=348id_nivel2=2278&id_nivel3=2765
5. Liquidacion https://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria_nivel3.aspx?id_nivel1=348id_nivel2=2278&id_nivel3=2666
6. Normativa

1. Resolución General N° 3669/2014 http://biblioteca.afip.gob.ar/dcp/REAG01003669_2014_09_08
2. Resolución General N° 3781/2015 http://biblioteca.afip.gob.ar/dcp/REAG01003781_2015_06_26
3. Resolución General N° 4535/2019 http://biblioteca.afip.gob.ar/dcp/REAG01004535_2019_07_26
4. Decreto 792/2020. Art. 24 https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/documentos/G29-Decreto-792-2020.pdf

3. Inicio de la Implementación de Libro de Sueldos Digital

En aquellos casos en los que la empresa haya sido intimada, o que se haya optado por la adhesión voluntaria, y ya se cuente con la fecha de de presentación obligatoria bajo este sistema (habiendo agotado todas las instancias de prórroga posibles) nos encontraríamos en el inicio ineludible de la implementación de LSD.

4. Relevamiento y Análisis de los Conceptos de Recibo para Carga Masiva Inicial por Única Vez

Nota: este punto puede realizarse incluso si la empresa no fue intimada como una forma de prepararse para la eventual adhesión al LSD.

Afip permite la importación de un txt con la asociación masiva de conceptos propios de la liquidación a Conceptos de Afip. Este procedimiento solo puede llevarse a cabo una vez, por lo tanto se recomienda cubrir la mayor parte de las asociaciones en este punto ya que posteriormente deberán cargarse una por una de forma manual en la plataforma de Afip.

HCWork no posee actualmente una interfaz nativa para generar dicho txt automáticamente, sin embargo Afip ha facilitado una planilla para realizarlo: https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/documentos/nuevos/LSD-ARMADO-TXT-Conceptos.zip

Aviso: Es muy probable que deba adecuar algunos conceptos de liquidación a las exigencias y conceptos del LSD como requisito indispensable para afrontar las validaciones del mismo. Puede realizar los cambios posteriormente a la asociación masiva, pero debe entender que esto deberá ser de forma manual.

A continuación mencionaremos los casos más comunes detectados en las diversas implementaciones realizadas:

• Como Sueldos e Incremento Solidario son rubros de remuneraciones diferenciados, deben aperturarse los descuentos en la parte Sueldo y la parte Incremento Solidario para evitar tener alguno de los dos rubros en negativo.
• Redondeos van en un rubro específico
• Conceptos No Remunerativos van en rubros específicos de acuerdo si se incluyen en la base imponible para Aportes OS, Aportes y Contrib. OS, o todas las bases imponibles.
• Retenciones y Ajustes de Impuesto a las Ganancias van en un rubro específico
• Los conceptos indemnizatorios en su mayoría tienen un rubro específico cada uno
• Para conceptos de Aguinaldo Proporcional deben informarse en las unidades la cantidad de días del semestre correspondiente contemplados para su cálculo
• Los conceptos de Ajustes de Aguinaldo deben separarse en “Aj. SAC Junio y Diciembre” para los meses de pago habitual de SAC y no llevan unidades, “Ajuste SAC Negativo” para otros meses y que sean de valor negativo también sin unidades ya que se imputa a rubro Sueldos, “Ajuste SAC Positivo” para otros meses que sean positivos y llevan los días en las unidades (mismo tratamiento que Aguinaldo Proporcional).
• En casos de Pluriempleo, la remuneración que pueda estar por fuera del tope imponible AMPO / MOPRE (ejemplo si el trabajador alcanza el tope imponible en otra empresa) debe ir en conceptos diferenciados de los convencionales, y tener su propio set de conceptos de descuento, horas extras, etc. para poder aplicar a los conceptos de Afip específicos para tales casos
• Licencias de Estudio, Donación de Sangre y Feriados tiene sus rubros específicos

5. Carga Masiva de Asociaciones de Conceptos por Única Vez

Una vez realizado todo el análisis se debe completar la planilla indicada en el punto anterior, generar el txt y subirlo a la plataforma.

Recuerde que puede agregar, eliminar y modificar asociaciones posteriormente pero siempre será de forma manual y caso por caso.

6. Relevamiento y Análisis de los Procesos / Tipos de Liquidación para Determinación de Secuencia de Liquidación

Nota: este punto puede realizarse incluso si la empresa no fue intimada como una forma de prepararse para la eventual adhesión al LSD.

La incorporación al régimen del LSD implica presentar liquidación por liquidación todos los meses en secuencia (nunca todo en simultáneo), y mucha de la información clave en dichas presentaciones implica la acumulación de conceptos liquidados previamente en el mismo mes. Esta representa una de las validaciones más complejas efectuada por la plataforma de Afip.

Ejemplo: si en una 1er Quincena la Rem. Imponible 1 es $ 15.000,- y se presenta y confirma en la plataforma de Afip, para la segunda quincena si la Rem. Imponible es $ 16.000,- deberá informarse $ 31.000,- que es la suma de ambas.

Para poder configurar el LSD en HCWork por lo tanto se precisa determinar todos los Tipos de Liquidación que se van a utilizar (incluyendo los de uso no habitual) y determinar un orden o secuencia de liquidación que debe respetarse todos los meses (pueden omitirse liquidaciones pero no ejecutarse en un orden distinto al definido).

Recomendación: se recomienda omitir la presentación de liquidaciones de Anticipos / Adelantos de Sueldo (que no sean remunerativos) de cualquier índole. Ejemplos: Anticipos de Sueldo, Anticipos de SAC, Anticipos de Vacaciones, etc.

Esto es porque no existe un concepto de Afip que admita estos pagos sin considerarlos remuneración.

7. Creación de Conceptos Informativos en HCWork de Acuerdo al Relevamiento Punto 6

Nota: este punto puede realizarse incluso si la empresa no fue intimada como una forma de prepararse para la eventual adhesión al LSD.

Deben generarse los conceptos informativos de acuerdo al archivo adjunto HCW - Conceptos a configurar para LSD.xlsx  prestando especial atención a aquellos categorizados como Acumulativos, donde la fórmula debe respetar el orden definido en el punto 6.

Existe la posibilidad de que otros conceptos no definidos en el documento deban generarse de acuerdo a las características particulares de la liquidación y la nómina de cada empresa. Para tales casos es importante remitirse a la documentación provista por Afip en el punto 2.

8. Completar todos los Datos Requeridos en la Ficha de Colaboradores

Nota: este punto puede realizarse incluso si la empresa no fue intimada como una forma de prepararse para la eventual adhesión al LSD.

El LSD requiere que los siguientes campos de información en la ficha de colaboradores esté completo:

• Situación
• Condición
• Actividad
• Modalidad de Contratación
• Zona Geográfica
• Obra Social
• Forma de Pago
• En caso de que la Forma de Pago sea por acreditación bancaria, CBU (en todos los casos, no se admite Cuenta Bancaria como un dato válido)

9. Utilizar el “Mes de Prueba” habilitado por Afip

En caso de que la Afip haya habilitado un “Mes de Prueba” -es decir un mes en el cual no rige la obligatoriedad de realizar las presentaciones vía LSD pero si está habilitada la plataforma para su pleno uso- se recomienda ejecutar intensivamente la subida y el testeo de todo lo generado en los puntos anteriores.

Se aclara que todo los realizado en este “Mes de Prueba” será eliminado por Afip al finalizar el periodo por lo tanto el riesgo de tener un historial de presentaciones erróneas es nulo.

10. Carga de TXT y Ciclo de Validaciones 1

Al cargar un txt para presentación se ejecuta el primer ciclo de Validaciones de Afip.

Las mismas incluyen:

• Estructura general del archivo: estructura de tipos de registros 1, 2, 3, 4 y 5 en términos de campos, secuencia, largo de caracteres y tipo correcto de caracteres.
• Datos de empleados definidos en el punto 8

Solo si se cumplen los requisitos de la validación el archivo queda cargado para correr validaciones posteriores.

11. Ejecución del Ciclo de Validaciones 2

Habiendo logrado con éxito el punto 10, se puede correr el segundo proceso de validaciones cuantas veces sea necesario con la información ya cargada via txt.

La novedad es que ante cualquier error el usuario puede entrar a cada cuil en particular y corregir valores manualmente.

Luego de realizar cambios se vuelve a correr el proceso y se evalúan nuevos errores hasta que no quede ninguno. En caso de errores masivos y especialmente con nómina medianas / grandes, se recomienda evaluar la posibilidad de corregir los problemas en el sistema y volver a generar el txt.

Las validaciones de esta etapa son:

• Coherencia entre la Situación, los códigos de situación de revista y los días de inicio de cada una
• Situaciones de Revista entre todas las presentaciones realizadas
• Remuneraciones Imponibles vs Aportes Calculados en Recibo
• Coherencia entre Remuneraciones Imponibles
• Coherencia entre Remuneraciones Imponibles y Rubros de Remuneraciones
• Montos Calculados de Detracciones vs Días Trabajados y Modalidad de Contratación
• Acumulación progresiva de montos de Imponibles de Remuneración
• Etc.

12. Visualización de Borrador F931 y Ciclo de Validaciones 3

Habiendo logrado con éxito el punto 11, se puede intentar generar el Borrador de F931. Esta acción inicia el tercer ciclo de Validaciones.

En esta instancia la plataforma controla lo siguiente:

• Nómina presentada vs Nómina cargada en Mi Simplificación / Simplificación Registral
• Rubros de Remuneración de cada empleado, que el total por cada uno no sea inferior a 0
• Etc.

13. Controles y Confirmación de la Presentación

Una vez completado con éxito el punto 12 se pueden descargar reportes en Pdf y Excel para control.

Una vez realizados los controles se puede confirmar la presentación. Confirmar la misma implica perder la posibilidad de editar o modificar lo presentado en un futuro.

14. Presentaciones Sucesivas y Generación Final de F931

Una vez confirmada una presentación, se abre la posibilidad de realizar una presentación nueva (se recuerda la necesidad imperiosa de que se realicen las presentaciones en el orden determinado en el punto 6).

Cuando estén todas las liquidaciones presentadas y validadas, existe la opción de acceder a la opción de Genera F931, el cual dará como resultado el volante de pago VEP.

Recomendación: se sugiere esperar a que finalicen todas las liquidaciones del mes para comenzar a realizar las presentaciones. Dicho de otra manera, no se recomiendan realizar presentaciones durante el mes.

Adicionalmente se pueden generar las presentaciones de libro de sueldo digital (similar al Libro de Sueldos requerido por la LCT pero sin sustituir la obligatoriedad de presentarlo aparte).

15. Mantenimiento y Nueva Normativa

Una vez implementado exitosamente el LSD, sólo tendrá que tener en cuenta que cada vez que cree un nuevo concepto de recibo en HCWork deberá crearlo también en la plataforma de Afip para poder pasar la validación 1.

Las modificaciones que exija Afip sobre la estructura de datos del txt de LSD serán competencia de Workia para implementarlas en sistema, las modificaciones pertinentes que sólo requieran cambios en la configuración de conceptos deberán ser ejectadas por cada usuario. A tal efecto, nos remitimos a la base de consulta de Afip (punto 2) donde se detallan todos los manuales para entender las nuevas modificaciones.

16. Notas Adicionales sobre el LSD

• Se recuerda nuevamente que el libro de sueldos digital no sustituye la obligatoriedad del Libro Ley convencional.
• No existe el criterio de confidencialidad en el sistema de libro de sueldos digital, por lo tanto un operador que sube libros de sueldos tiene acceso a todo lo demás subido previamente por otros operadores sin restricción alguna.
• Se adjunta una planilla de cálculo para poder evaluar el archivo txt del LSD