Cuando das de alta a un colaborador, necesita un usuario en HCWork y el Mail bienvenida HCWork para crear su contraseña (alfanumérica) e ingresar por primera vez. Si después no puede entrar o no ve nada, revisalo con la última guía.
En este instructivo:
- Darle el primer acceso a un colaborador nuevo
- Crear el usuario de un colaborador
- Revisar por qué un colaborador no puede entrar o no ve nada
Darle el primer acceso a un colaborador nuevo
Entrá a Usuarios
En el menú lateral, andá a Configuración › Usuarios Y Permisos › Usuarios.
Buscá al colaborador nuevo
En Filtro global escribí su nombre, legajo o mail. Si no aparece, todavía no tiene usuario: crealo con la guía Crear el usuario de un colaborador (más abajo).
Revisá su mail
En Email tiene que estar el correo que el colaborador usa: ahí le llega el acceso. En Estado del Usuario tiene que decir Activo.
Tildá su casilla
Marcá la casilla de la izquierda de su fila. Si son varios ingresos nuevos, podés tildarlos a todos. No uses la casilla del encabezado: tilda a todos los usuarios.
Enviá el Mail bienvenida HCWork
Al pie de la lista, hacé clic en Mail bienvenida HCWork.
Confirmá con Si
Aparece ¿Desea generar el mail de bienvenida? (arriba dice ¡Éxito!, pero todavía no se envió). Hacé clic en Si.
Revisá que se envió
Vas a ver Todos los mensajes han sido enviados a los usuarios seleccionados.
Avisale cómo sigue
Hacé clic en Aceptar. El colaborador abre el correo, sigue los pasos para crear su contraseña (alfanumérica: letras y números) e ingresa. Si no lo ve, que revise spam.
Si algo no sale como esperabas
- Si después del Si aparece Debe seleccionar al menos un usuario, no quedó tildada la casilla.
- Si aparece Los siguientes usuario no tienen un email asociado, no se le envió a nadie: cargale el mail (ruedita › Editar › Dirección de Email › Actualizar) y volvé a enviar.
- Si el correo no llega, seguí No me llega el correo de acceso.
- Si entra pero ve un error o no ve nada, seguí la guía Revisar por qué un colaborador no puede entrar o no ve nada, más abajo.
Crear el usuario de un colaborador
Solo si el colaborador no aparece en la lista de Usuarios. Antes, buscalo también por su mail en el Filtro global: si ya tiene usuario, no crees otro. Dos usuarios con el mismo mail generan errores al ingresar.
Entrá a Usuarios
En el menú lateral, andá a Configuración › Usuarios Y Permisos › Usuarios.
Hacé clic en Crear
Arriba a la derecha, hacé clic en Crear. Se abre el formulario del usuario.
Escribí el nombre de usuario
En Usuario poné un nombre de al menos 8 caracteres, sin espacios ni tildes (por ejemplo, sofia.diaz). Si aparece Nombre de usuario ya esta en uso, ese usuario ya existe.
Completá nombre, apellido y mail
Nombre, Apellidos y Dirección de Email son obligatorios. El mail tiene que ser el que usa el colaborador y no puede estar en otro usuario: ahí le llega el acceso.
Asignale la empresa y su legajo
En Información de Empresas, en la fila de su empresa, prendé Asignada y después Por defecto (se habilita recién con Asignada). En Empleado buscalo por nombre o legajo para vincular el usuario con su legajo.
Dejá Usuario de servicio en No
En Información de la Cuenta, ¿Es usuario de servicio? tiene que quedar en No. Un usuario de servicio no puede entrar a HCWork desde la web.
Pedí el mail de bienvenida
¿Desea generar el mail de bienvenida? viene en No. Pasalo a Si para que le llegue el correo al crear el usuario.
Hacé clic en Guardar
Al pie del formulario, hacé clic en Guardar.
Confirmá la creación
Aparece Confirmar alta de usuario. Hacé clic en Confirmar creación.
Listo
Aparece Usuario creado y volvés a la lista. Si dejaste el mail de bienvenida en No, mandáselo con la guía anterior.
Si algo no sale como esperabas
- Empresa por Defecto No se especifico ninguna empresa por defecto: prendé Asignada y Por defecto en al menos una empresa.
- Debe tener 8 caracteres debajo de Usuario: el nombre de usuario es muy corto.
- Nombre de usuario ya esta en uso: ya existe un usuario con ese nombre. Buscalo en la lista antes de crear otro.
- Direccion de correo invalida: revisá que el mail no tenga espacios y tenga @ y dominio.
- Seleccione un rango de fecha correcta: en Período de validez elegiste una sola fecha. Elegí también la fecha hasta.
Revisar por qué un colaborador no puede entrar o no ve nada
Para cuando ya recibió el acceso pero al entrar ve un error o una pantalla vacía. Pedile el mensaje exacto que ve: te dice qué revisar (ver la tabla en Referencia).
Entrá a Usuarios
En el menú lateral, andá a Configuración › Usuarios Y Permisos › Usuarios.
Buscá al colaborador
En Filtro global escribí su nombre, legajo o mail. Si aparece dos veces, tiene dos usuarios: eso solo ya causa errores al ingresar.
Mirá el Estado del Usuario
Activo: está bien, seguí al paso 6. Bloqueado: desbloquealo (Desbloquear un usuario). Inactivo: no puede entrar (ve Usuario Inactivo.); activalo en los pasos 4 y 5.
Abrí su ruedita
Hacé clic en la ruedita de su fila.
Si está Inactivo, elegí Activar
No aparece ningún mensaje: la columna Estado del Usuario pasa a Activo.
Abrí la ruedita y elegí Editar
Ahora revisá la configuración del usuario. Abrí la ruedita otra vez y elegí Editar.
Revisá la empresa y el legajo
En Información de Empresas, su empresa tiene que estar Asignada y Por defecto, con su nombre en Empleado. Si ve datos de otra persona, revisá este vínculo y que su mail no sea el de otro colaborador.
Revisá que no sea usuario de servicio
En Información de la Cuenta, ¿Es usuario de servicio? tiene que estar en No. En Si, el usuario solo sirve para integraciones y no puede entrar desde la web.
Revisá el Período de validez
Si la fecha hasta ya pasó, al entrar ve Usuario Expirado. Elegí de nuevo las dos fechas (desde y hasta) con una fecha hasta futura.
Guardá con Actualizar
Hacé clic en Actualizar. Aparece ¡Éxito! Información guardada con éxito; hacé clic en Aceptar y pedile que vuelva a intentar.
Si algo no sale como esperabas
- Usuario sin permisos asignados.: el usuario no tiene un rol con menús. Asignale el rol de autogestión que usan los demás colaboradores en Configuración › Usuarios Y Permisos › Asignación De Roles Y Permisos › Asignar Roles A Usuarios. En un caso real, el colaborador solo tenía un rol de fichada y por eso no veía nada.
- Entra pero no ve ningún menú (o solo uno, como la firma de documentos): su rol no tiene vistas habilitadas. Revisá los menús del rol en Asignación De Roles Y Permisos › Asignar Permisos A Roles, o comparalo con un colaborador que sí ve todo.
- Si al tocar Actualizar no pasa nada, buscá mensajes en rojo: Seleccione un rango de fecha correcta (Período de validez sin fecha hasta), Es Obligatorio o Debe tener 8 caracteres. Si aparece Empresa por Defecto, dejá una empresa con Asignada y Por defecto en Si.
- Si antes entraba y de golpe dejó de poder sin que cambies nada, abrí Editar y tocá Actualizar sin cambiar nada: en un caso real eso volvió a sincronizar el usuario con el login nuevo. Si sigue igual, abrí un ticket.
- Si ve Ocurrió un error al iniciar sesión. Por favor, intente nuevamente., que borre caché y cookies del navegador y vuelva a entrar. Si sigue, abrí un ticket con una captura.
- Si no le llega el correo, seguí No me llega el correo de acceso.
En la app de HCWork solo está el portal de autogestión. Las pantallas de administrador se usan desde la web.
Referencia
Qué revisar según el mensaje que ve al ingresar
| Mensaje | Qué revisar |
|---|---|
| Usuario Inactivo. | Estado del Usuario en Inactivo: ruedita › Activar. |
| Usuario Bloqueado. | Estado del Usuario en Bloqueado: Desbloquear un usuario. |
| Usuario Expirado. | Venció el Período de validez: Editar › Período de validez. |
| Usuario sin permisos asignados. | No tiene un rol con menús: Asignar Roles A Usuarios. |
| Entra y no ve nada | El rol no tiene vistas habilitadas, o es usuario de servicio. |
| No le llega el correo | No me llega el correo de acceso. |
¿Seguís sin poder resolverlo? Abrí un ticket con el módulo Acceso / Login / Usuarios con el nombre y el mail del colaborador y una captura del mensaje que ve.
¿Seguís con dudas o algo no funciona? Abrí un ticket con el módulo Acceso / Login / Usuarios y contanos en qué paso te trabaste.
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